1)記賬以後,發現賬簿記錄中的會計科目或金額有錯誤,致使賬簿記錄錯誤,就可采用“紅字更正法”予以更正。具體做法是:先用紅字填製一張內容與原錯誤憑證完全相同的記賬憑證,並用紅字登記入賬,以示衝銷原有的錯誤記錄,並在摘要欄注明“衝銷某月某日錯賬”,然後用藍字填製一張正確的記賬憑證,在摘要欄內寫明“補記某年某月賬”,並據以登記入賬。
例如,企業銷售部門領用原材料630元,在填製記賬憑證時,誤填為借記“生產成本”科目,並登記入賬:
借:生產成本630
貸:原材料630
更正時,先用紅字填製一張與原錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證,並以紅字登記入賬,以衝銷原有錯誤的賬簿記錄:
借:生產成本
貸:原材料
然後,再用藍字填製一張正確的憑證,並以藍字登記入賬:
借:銷售費用630
貸:原材料630
2)記賬後,如果發現賬簿記錄中的會計科目並無錯誤,隻是所填金額大於應填金額,也可采用“紅字更正法”予以更正。具體作法是:將多填的差額,用紅字填製一張記賬憑證,在摘要欄內寫明“衝銷某月某日第×號記賬憑證多記金額”,並據此登記入賬,表示衝銷。
例如,企業管理部門以現金購買辦公用品890元。在填製記賬憑證時,誤將金額填為980元,並登記入賬:
借:管理費用980
貸:庫存現金980
更正時,應將多記的90元用紅字編製一張記賬憑證,用以衝銷多記的金額:
借:管理費用
貸:庫存現金
應當注意,在上述第一種情況下采用“紅字更正法”時,用來衝銷原來錯誤賬簿記錄的紅字記賬憑證,隻是會計科目、賬戶對應關係和金額與原錯誤記賬憑證相同,但這兩種記賬憑證的編號不同,摘要也不同。在第二種情況下采用“紅字更正法”,所填紅字記賬憑證與原錯誤記賬憑證不但編號、摘要不同,而且金額也不同。
(3)補充登記法
記賬以後,如果發現賬簿所記金額小於應記金額,賬戶對應關係並無錯誤,可用“補充登記法”予以更正。更正時,將少記的差額,用藍字填製一張記賬憑證,並據此登記入賬,予以補充。
例如,企業收到某購貨單位的商業承兌彙票25600元用以承諾支付以前的欠款,在填製記賬憑證時,誤將金額填為25000元,並已登記入賬:
借:應收票據25000
貸:應收賬款25000
更正時,應將少記的金額600元,用藍字填製一張記賬憑證,並登記入賬:
借:應收票據600
貸:應收賬款600
3.1 對賬
在日常會計核算工作中,由於各種原因,有時難免會發生一些賬簿記錄的差錯或賬實不符的情況,例如填製記賬憑證的差錯,記賬或過賬的差錯,賬簿記錄中發生的數量或金額計算上的差錯,財產物資的盤盈或盤虧等。這些差錯的發生,有的是由於工作疏忽,有的是因為財產物資的管理不善,或由財產物資本身的性質或自然因素所造成。因此,在總結某一時期賬簿記錄(即結賬)之前,就有必要對各種賬簿的記錄進行核對,檢查記賬工作有無差錯,以保證賬證相符、賬賬相符和賬實相符,為編製財務會計報告提供可靠的資料。對賬的內容一般有以下幾個方麵: