賬簿及其分類、賬簿的記賬規則、錯賬更正方法、對賬和結賬的內容及方法等。
賬簿按用途、結構的分類;
賬簿的記賬規則;
錯賬更正的方法;
對賬和結賬內容及方法。
賬簿是以會計憑證為依據,全麵、連續、係統地記錄各項交易或者事項的簿籍,它由具有專門格式的賬頁所組成。設置並登記會計賬簿,是會計核算的一種專門方法,是會計工作得以開展的基礎環節,也是一個單位經營管理和業務活動得以正常進行的重要基礎。
如前所述,企業每發生一項交易或者事項,都要取得或填製原始憑證,根據原始憑證填製記賬憑證。但是,每張記賬憑證隻能單獨反映一項交易或者事項的基本狀況,不能就整個交易或者事項進行連續、係統的反映,不能提供係統的會計核算資料。為了將分散在會計憑證中的交易或者事項係統化,有必要通過登記賬簿的方法,將所有交易或者事項按照各個總分類科目和明細分類科目的不同性質加以歸類,並依其發生的時間先後順序加以記錄。這樣,通過賬簿的登記,首先可將複雜的、分散在會計憑證中的交易或者事項係統化;第二,由於對交易或者事項實行分類、係統的記錄,企業可以及時了解並掌握其各資產、負債所有者權益、收入、費用和利潤的增減變化情況;第三,通過賬簿記錄,可提供企業財務狀況、經營狀況變動的資料,如企業的償債能力狀況,現金流量的增減變化情況,成本和費用、盈虧各項指標的完成情況等;最後,賬簿記錄又是編製財務會計報告的主要依據。完整、正確的賬簿記錄為編製高質量的財務會計報告奠定了基礎。
按照《會計法》規定,企業應根據其交易或者事項的特點設置並登記賬簿。設置並登記賬簿時,不但要保證能夠全麵、連續、係統的登記交易或者事項,還要考慮編製財務會計報告的實際需要,力求科學、實用,並與國家統一會計準則保持一致。
賬簿的種類依實際需要有不同的形式,從通用性角度考慮,可按其用途結構和外表形式加以分類。
1.1 賬簿按用途結構分類
賬簿按其用途結構,可以分為日記賬、分類賬和備查賬。
(1)日記賬簿
日記賬也稱序時賬,它是按照交易或者事項發生的時間先後順序、逐日逐筆地進行登記的賬簿。利用日記賬形式登記交易或者事項,主要目的在於通過逐日逐筆記錄,詳細地反映全部交易或者事項或部分交易或者事項的發生情況,有利於進行賬證、賬賬的核對及對部分重要資產進行重點管理,確保賬簿記錄的正確性。企業設置的日記賬一般有普通日記賬和特種日記賬。
普通日記賬又稱分錄日記賬,它用來序時確定交易或者事項的會計分錄,作為記賬的依據。當企業設立普通日記賬來確定會計分錄時,就不需填製記賬憑證。普通日記賬的格式和應用已在前麵有關章節詳述,這裏不再重複。
特種日記賬是為了反映日常發生的某些特定類型的交易或者事項而設置的賬簿。它也是按照某些特定類型的交易或者事項發生的時間先後順序逐筆記錄的一種賬簿。比如,企業一般要設置的現金日記賬、銀行存款日記賬等都屬於特種日記賬。
特種日記賬根據業務的性質和賬頁欄目的多少,又可分為一般特種日記賬和多欄式特種日記賬。
下麵以現金日記賬為例,說明一般特種日記賬賬頁的格式以及登記方法。企業的現金收付業務頻繁,為了加強對現金收支情況的了解和對現金資產的管理,“庫存現金”賬必須采取日記賬方式,即根據現金收支業務發生的時間先後順序,逐日逐筆地進行記錄。期末結出本期發生額合計,一次過入“庫存現金”總賬。
多欄式特種日記賬是按與記賬科目對應的科目設專欄,逐日逐筆地登記某些特定類型的交易或者事項的一種日記賬。
登記多欄式“銀行存款收入日記賬”時,還要將“銀行存款支出日記賬”的發生額隨時轉入銀行存款收入日記賬內,以便及時計算出銀行存款的結餘額。月末將銀行存款的收入發生額合計和支出發生額合計一次過入“銀行存款”總賬,並將各對應賬戶的發生額合計過入有關總賬。
(2)分類賬簿
分類賬是按交易或者事項的內容和性質,依據會計科目分戶設置的賬簿。設置分類賬有利於會計人員對交易或者事項進行分門別類的核算,從而使企業各級管理人員隨時了解和掌握企業資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤變動情況。分類賬簿按其分類的詳細程度又可以分為總分類賬簿和明細分類賬簿兩種。
總分類賬一般采用訂本式三欄式賬。明細分類賬依核算的具體內容不同,其具體格式和登記方法也有所不同。明細賬可根據明細科目的經濟內容分別選用三欄式明細賬、數量金額式明細賬、多欄式明細賬和卡片式明細賬。明細分類賬簿一般用活頁式賬簿。