美國汽車公司總裁莫端要求秘書呈遞給他的文件放在各種顏色不同的公文夾中。紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橙色的代表這是今天必須注意的文件；黃色的則表示必須在一周內批閱的文件；白色的表示留待周末才批閱；黑色的則表示是必須他簽名的文件。
另外，充分利用先進的工具也能幫助你有序化管理自己的時間。比如一台個人筆記本電腦，它能儲存大量的信息，比如重要的客戶名錄、電話簿；能記錄開出的支票，能成為小型備忘錄；可以簡捷快速地保存各種數據、文件，可以迅速地獲知最新信息，也可以隨時隨地與外界通過電子郵件聯係，以迅速製訂和修正企業的計劃和作業。
二、目標化管理。
條理化管理所解決的問題是使事情有序，但它並不能解決如何有效率地完成工作目標的問題。因而，你在使自己的工作條理化的基礎上，還要進行目標化管理。有調查顯示，100％的人都認為定目標是有好處的，但隻有20％的人清楚自己具體的目標，能清楚地描述出他想要做的事情。這20％的人中隻有3％的人把目標寫下來，變成書麵的東西。這個調查結果表明，這3％的人無論是從收入還是成就上都要比那97％的人高。
你要經常問自己“我應該做什麼來達到已設定的目標？應該如何去做才能達到目標？”根據目標來確定究竟哪些事情值得做，哪些不值得去做；根據目標來確定什麼時間以什麼方式來做事情，根據這些事情對實現目標的不同貢獻來分配自己的時間和精力。
三、區分輕重緩急是時間管理最關鍵的技巧。
許多人在處理日常事務時，完全不考慮完成某個任務之後他們會得到什麼好處。這些人以為每個任務都是一樣的，隻要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興。或者，他們願意做表麵看來有趣的事情，而不理會不那麼有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊。
四、抽出時間靜心思考。
許多成功的企業家，一般都有一個習慣，每逢大事，必獨居一密室，靜下心神，認真思考。這樣就不會被公司內外許多虛假的表麵現象所迷惑，而能透過複雜的表象看到本質，從而做出正確的決策。比爾·蓋茨，多年養成一個業界皆知的習慣——“思考周”，也就是每年抽出幾個星期的時間，獨坐一室，靜下心來思考。在他40歲正值黃金時期，激流勇退將公司的大印交與鮑爾默執掌，自己抽出身來去思考關係公司未來發展命運的一些至為關鍵的問題。在最近的一個思考周之後，他說：“我需要了解最新的技術動態，以便保持與技術潮流同步。”在靜心思考的時間裏，你能更好地總結過去的得失，看準方向，避免更大的時間浪費。
如何最有效地管理時間還有許多需要研究的地方，過去十幾年來，時間管理專家們一直試圖解決這一個問題。我們在後麵還要繼續探討。將時間做最有效的投資
時間是你的生命資本，一定要學會從時間投資的角度來管理時間。當我們說投資時間的時候，就有付出會有回收的感覺。比如說，如果說你“消耗”了時間在大學裏，那麼你能否畢業還是個問題。但是如果你是將時間“投資”在念大學上，那麼畢業似乎就是非常自然的結果了。你要將你的時間做最有價值的投資，做最有回報、最有生產力的事情。
遵循80／20原則。隻要你細心地總結一下，你就會發現：你得到的80％的幫助來自於你20％的朋友，與此同時，你投入的80％的精力卻隻得到20％的收益。我們常常是把大多數時間和精力花在並不很重要的地方。年輕的推銷員威爾斯銷售油漆時，頭一個月僅掙了160美元。他仔細分析了他的銷售圖表，發現他的80％收益來自於20％的客戶，但是他卻對所有的客戶花費了同樣的時間。於是，他把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員，而他則把精力集中到最有希望的客戶上。不久，他一個月賺了1000美元。他一生中從未放棄這一原則並最終成為這家公司的主席。
世界上最著名的推銷訓練大師湯姆·哈克講過一句話：“每一分每一秒都去做最有生產力事情。”什麼叫最有生產力事情？湯姆·哈克說：“對一個推銷員而言，他天天打電話拜訪顧客，不會有業績，他天天整理資料也不會有業績。那麼他到底做什麼事才會有業績呢？就是麵對麵拜訪顧客，才會有業績。所以，他應該把大部分的時間用到見顧客和銷售產品。這就是每一分每一秒都在做生產力的事情。”