第四章4 以“80/20法則”決定工作順序
不管是哪一種工作，程序決定不佳，將不能獲得良好的結果。如果你早一點上班，就有充裕的時間決定程序，工作當然也能夠順利地進行。
以“80/20法則”決定工作的優先順序，把一天的計劃列出來以後，接下來就得決定先後順序。其實真正重要的工作並不多，差不多隻占全部工作的兩成左右。隻要想想這兩成的重要工作是什麼，即可以很快地決定工作的優先順序，自然就可以製定效率很高的工作程序。 對於重要的工作和次要的工作，有不少人采用一視同仁的方式。這種工作方式不但效率不高，而且精神方麵的負擔也將使人不堪重負。如果根據“80/20法則”進行，隻做全體的20%，即可完成80%的工作，因此，在精神方麵會顯得輕鬆，效果也比較好。
決定工作次序時，不要連細節也定得死死的，必須具有某種程度的彈性，如此才能夠順利地進行。有不少人喜歡詳細的規定，從幾點到幾點做哪些工作，然後才著手工作。乍看起來，這種做法似乎很合理，但實際上，這並非很有效率的做法。因為一旦決定了時間，難免會受到它的束縛。例如，工作進行得很順利時，時間一到就非中斷不可；輪到工作進行得不順利時，仍然要熬到時間到為止。與其采用這種方式，不如趁著幹勁十足時，一口氣把工作幹完；提不起精神時，幹脆做其他的工作，這樣效果會更好。因為把一天要做的事情全部列出來，如果前一天有未做完的工作，就必須把它也加進去。寫完以後，全部看一遍，再決定從何處著手，以何種順序進行。對於能夠同時進行的事情，最好一次就解決掉。例如，中午必須會客，就不要吃完飯再會客，而應采取跟對方一起進餐並交談的方式。這樣的話，一次就可以解決兩件事，騰出來的時間，可用於其他方麵的工作。
工作最好分為“親自動手”和“委托他人”兩種方式。一般的工作可分為“隻有自己會做”和“他人也能夠做”兩種。考慮到工作程序，就應該把這兩種區別清楚。一旦把隻有你會做的工作委托給他人做，或者把應該委托他人做的事，由你動手來做的話，將招致很多無謂的損失，根本就無法高效率地進行工作。