如果你的麵前總有一大堆文件，這暗示著你一定經常受到困擾。零亂的文件表明你需要別人的幫助，可是情況還不算太壞。有一位會計師，他的辦公室裏總是堆積了好幾疊文件。最底下的一疊文件大約有6英寸厚，用橡皮筋或紙繩捆在一塊兒。有時一疊文件放在其他兩疊的中間，而有時則三四疊堆在一起，其中有些已無從辨認。甚至會計師也不知道，更不在乎裏麵寫的是什麼。其實，隻要翻翻裏麵的文件，就可以發現，有些文件根本就沒有用處。這些文件全記載著過期的法律規定和已去世的客戶資料，而這些人的遺產早就處理好了。這位會計師喜歡這些堆積的文件，對他來說，再也沒有比這更好的資料了。
如果你喜歡堆積文件——假使你心裏覺得有必要保留的話——那勸你改掉這些習慣，你需要的是另一種方式的協助。
假如你是因疏忽或缺乏訓練而養成這種習慣，或者你覺得這些文件若擱在手邊，做起事來會更有效率的話，那麼你還有藥可救。
老實說，這些文件對你來說無疑是一項重擔。試著加以處理吧，否則它們會降低你的工作效率。就像一輛汽車上，如果淨是舊零件，你就無法迅速把車修好一樣。
看看你麵前所堆積的東西，然後查閱一下其內容。在這些文件中，哪些對你仍有用處？如果你跟周圍的人一樣，那麼你可能會有75%的文件是沒有用的。除非你在找資料，否則你是不會去看它的。如果沒有這些文件放在你麵前，你也不會有失落的感覺。而當你堆放的舊年度報告和上個月的文件不見時，你將因此而降低工作效率。
從現在起，每當你翻閱文件，尋找你所要的資料時，隨手拿支筆或簽字筆，在文件邊上輕輕地做個記號。而在你下次找別的資料時，同樣也在上麵做個記號。
不妨用一種好玩的心理，寫下你預估翻閱的次數。我們敢說，你算得一定不夠。你所得到的記號必然會比你所想像的來得多。在某種情況下，有人曾經翻閱同一份文件達137次，然而文件依然對他構成妨礙。因此在你尋找資料時，開始計算一下你翻閱這些文件的次數吧。一旦你確定這些文件會妨礙你的工作效率，你就能找出補救措施。
（2）消除各種降低效率的因素
試著養成在一張十分幹淨、簡潔的桌子上工作的習慣。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且對你有益。把其他不相關的東西擱置一旁吧。
這裏我們用“離久情疏”這句話可能比較合適了。如果是重要文件，大多數人都會把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他們擔心，假如他們把文件存檔的話，他也會忘了文件上所提到的工作或職責。
他們這麼做也許並沒錯。可是這不能構成積壓文件的理由。你是否得和親戚住在一塊，才能記得他們呢？你是否也得時時看到這些文件，才能把它們記在心裏呢？
這些文件的真正作用是讓你無法專注於某一件相當重要的工作。每當你掃視麵前堆著文件的桌子，你會因惦記著去做某件事而分心。從複雜淩亂的記憶中選擇自己應該記住的某一要事，這是相當重要的。其關鍵就在“有選擇性”這四字上。假使你經常或普遍用它的話，這種方法會產生負麵效果——就跟你積壓的文件一樣。
你也許跟一位在會議桌上疲憊不堪的推銷員一樣，一天到晚忙得動彈不得。你開始向一位想要買東西的人遊說，但在緊要關頭，卻阻止了另一人擺弄貨品。你急著想把東西推銷出去，可是當客人在訂貨單上簽字時，又有一個人抓住了你的袖口，問了一個你難以回答的問題，就在你要回答問題時，你突然想起你原本要告訴第二位客人一些事的。所以你擱下手邊的事情，趁著在這件事情還沒忘掉之前，打個電話告訴他。可是就在你等他接電話的當兒，不斷有人走進攤位向你詢問產品……
從早到晚，你就這樣一直忙碌不堪。你忙個不停地向數以百計的人推銷，卻沒有達成一宗交易，收效為零。
這種做事方式使你無法控製自己的時間和精力。當你趴在桌上叫苦時，你根本毫無效率可言，而你正是這麼做了。
最好的方式首先是保持桌麵的整潔。將文件撇在一旁，讓你能專注於某一件重要的事，而不受其他因素的幹擾。不用擔心你會忘了下一步該怎麼做，你絕對不會忘的。
第二，有些相當有用的記憶術，能讓你記得這些事，而不致耽誤你的進度。
用不著多久，你將養成每天製定計劃的習慣。這些計劃將取代那些文件，卻不至於讓你分心。
3.做就要做好，做就要做快
辦事講究效率是做事的一個基本原則，作風拖遝對於一個人來說無疑是葬送前程最好的毒藥，因為拖遝的人永遠隻會落在別人後麵。甘為人後又豈能跑在別人的前頭？辦事講究效率，頭等大事要優先照顧好，這樣的做事方法才能讓你在競爭中輕鬆勝出。
美國的成功學者格雷曾寫過《成功的公分母》一書，他一生探索所有成功者共享的分母。他發現這個分母不是勤奮地工作、好運氣或精明的人際關係——雖然這些都是非常重要的，而是一個似乎超過所有其他因素的因素——把首要的事放在首位。