4.符合規定體式
公文寫作必須符合統一規定的體式，不能隨意出手，以免不倫不類。
二、撰寫公文的方法
1.明確發文的主題和目的
主題是作者說明的問題，通過全部文章內容所表達的基本意見和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別於其他文體的主要特征之一。主題不是通過提煉產生的。成文前，根據領導意圖、上級的有關精神，或有關文件、政策等規定要求，預先確定一個主題，然後再組織材料，實施寫作。二是主題在調研後產生。在得到材料後，進行分析、歸納，最後產生的結論就是主題。三是調研後主題的改變。通過調研，又獲得豐富材料後，與原既定主題有差別，重新確定主題。
發文的主題和目的主要包括以下幾點：
第一，文件的中心內容寫什麼，抓什麼問題，解決問題的主要意見、措施是什麼，請示時擬請上級機關主要解決什麼問題。
第二，準備用什麼文種，文種不同，寫法有所不同。如向上級彙報工作，是寫專題報告，還是情況簡報。
第三，發送和閱讀的對象是什麼範圍，如寫工作總結是上報領導機關，還是向下屬單位介紹工作經驗。閱讀對象不同，語氣和詳簡程度有所區別。
第四，發文的具體要求是什麼。如要求對方了解，還是答複批轉，要求對方貫徹執行，還是供對方參照參考等。
2.收集有關材料，進行調查研究
發文的目的和主題確定後，要圍繞主題收集材料，進行一定的調研工作。這一步工作，並不是對每個文種的寫作要求。比如，寫一個通知、公函、請示等，一般並不需要專門收集材料和調研。而對較複雜的公文，往往需要收集材料和調研。如工作計劃、調研報告、工作總結等。收集材料和調研是一個充分醞釀和構思的過程，不僅可使基本觀點逐漸深化和成熟，還可以通過收集典型材料、有關統計數字等，為文件的寫作奠定基礎。
3.擬出提綱，安排結構
簡短的文件不需要擬提綱就可以直接寫了，篇幅較長的文件，就需要先擬一個寫作提綱，對文件的結構先有個通盤設計，把它的主要框架勾畫出來，這樣有利於順利進行寫作，避免半路返工。
提綱可根據篇幅大小確定，篇幅不太長的，可安排一下正文的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，一共分為幾段、幾層意思等。篇幅長的、非常重要的文件，需擬出較詳細提綱，包括正文幾個部分，每部分講幾個問題，各問題的題目要點，哪一部分、哪一個問題準備使用什麼具體材料說明等。重要的領導指導文件，主要執筆人擬出提綱後，還要反複討論修改補充。幾個人共寫的文件，更要先擬提綱，以免寫得前後重複、脫節或互相矛盾。
4.符合規定體式
公文寫作必須符合統一規定的體式，不能隨意出手，以免不倫不類。
二、撰寫公文的方法
1.明確發文的主題和目的
主題是作者說明的問題，通過全部文章內容所表達的基本意見和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別於其他文體的主要特征之一。主題不是通過提煉產生的。成文前，根據領導意圖、上級的有關精神，或有關文件、政策等規定要求，預先確定一個主題，然後再組織材料，實施寫作。二是主題在調研後產生。在得到材料後，進行分析、歸納，最後產生的結論就是主題。三是調研後主題的改變。通過調研，又獲得豐富材料後，與原既定主題有差別，重新確定主題。
發文的主題和目的主要包括以下幾點：
第一，文件的中心內容寫什麼，抓什麼問題，解決問題的主要意見、措施是什麼，請示時擬請上級機關主要解決什麼問題。