第二，準備用什麼文種，文種不同，寫法有所不同。如向上級彙報工作，是寫專題報告，還是情況簡報。
第三，發送和閱讀的對象是什麼範圍，如寫工作總結是上報領導機關，還是向下屬單位介紹工作經驗。閱讀對象不同，語氣和詳簡程度有所區別。
第四，發文的具體要求是什麼。如要求對方了解，還是答複批轉，要求對方貫徹執行，還是供對方參照參考等。
2.收集有關材料，進行調查研究
發文的目的和主題確定後，要圍繞主題收集材料，進行一定的調研工作。這一步工作，並不是對每個文種的寫作要求。比如，寫一個通知、公函、請示等，一般並不需要專門收集材料和調研。而對較複雜的公文，往往需要收集材料和調研。如工作計劃、調研報告、工作總結等。收集材料和調研是一個充分醞釀和構思的過程，不僅可使基本觀點逐漸深化和成熟，還可以通過收集典型材料、有關統計數字等，為文件的寫作奠定基礎。
3.擬出提綱，安排結構
簡短的文件不需要擬提綱就可以直接寫了，篇幅較長的文件，就需要先擬一個寫作提綱，對文件的結構先有個通盤設計，把它的主要框架勾畫出來，這樣有利於順利進行寫作，避免半路返工。
提綱可根據篇幅大小確定，篇幅不太長的，可安排一下正文的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，一共分為幾段、幾層意思等。篇幅長的、非常重要的文件，需擬出較詳細提綱，包括正文幾個部分，每部分講幾個問題，各問題的題目要點，哪一部分、哪一個問題準備使用什麼具體材料說明等。重要的領導指導文件，主要執筆人擬出提綱後，還要反複討論修改補充。幾個人共寫的文件，更要先擬提綱，以免寫得前後重複、脫節或互相矛盾。
4.起草正文
一是要注意觀點鮮明，觀點和材料結合得要好。二是文字要簡練，交代的問題要清楚。觀點和材料結合得好，才能符合短、實、新和準確性、鮮明性、生動性的要求。隻有觀點，沒有材料，使人理解不深；堆積了一些材料沒有鮮明的觀點，則使人不了解要學什麼、貫徹什麼、吸取什麼教訓。交代問題要清楚，主要是：什麼機關、什麼時間、什麼地點、什麼問題、什麼情況、什麼原因、自己有什麼處理意見，對方有什麼要求等。
5.反複檢查，認真修改
初稿擬定後，作者一定要反複看幾遍，耐心地仔細地逐字逐句檢查修改，連每個標點符號也不能馬虎。修改可提高文件質量，也為領導人審核簽發這份文件打下良好的基礎。
三、如何提高公文處理能力水平
為適應公文處理工作不斷發展的需要，必須加強學習，努力提高公文處理的能力水平。
1.提高思想政治素質
要加強對黨和國家形勢政策的學習，加強對基本理論和法律法規的學習，提高政治敏銳性和鑒別力，在辦文工作中認清大局、把握大局、體現大局。
2.增強責任意識
公文處理工作來不得半點馬虎。要守土有責、守土盡責，做到文經我手無差錯。
3.提高業務水平
下苦功夫研讀《黨政機關公文處理工作條例》，鑽研和積累業務知識。加強工作實踐的磨煉，不斷提高業務水平。
4.推動工作創新
簡單的事情要辦好就不簡單，也需要方法和技巧。諸如文稿起草、文稿審核、公文管理、檔案管理這些工作，外行看來，無非是些不需要技術、不需要腦力的苦力活，其實不然。不斷探索辦文規律，總結好的經驗做法，積極探索改進公文處理工作的方法和措施。