公文是黨和國家、各單位製訂計劃和決策實施的載體，這些計劃和決策依附公文而化為具體的執行過程。由此可見，公文是黨和國家、各單位進行各種組織活動的重要工具，是組織各種機關單位進行活動、實施計劃與決策的工具。例如，可以通過命令、意見、決議等形式對下級的工作進行組織並提出具體實施要求，也可以通過請示、報告對下級的工作進程作深入了解與掌握，並對其活動進行組織與督促。
8.憑證與記載作用
公文是具有一定的時效性的，它的時效的開始與結束都是有時間限製的。公文是進行各種公務活動的依據，它負責公務活動的記錄，是公務活動的憑證；公文在完成了它的使命之後，就要進行整理歸檔，以便對今後的各項工作起到記載、憑證與參考的作用。
三、學習公文處理的意義
無論是黨政機關，還是企事業單位或其他單位，公文處理工作都是保障日常運轉的一項重要業務，公文處理工作的製度化、科學化、規範化，對於機關單位各項工作具有直接帶動和重要促進作用。古往今來的人類經濟社會生活中，特別是近現代以來辦文工作的成功經驗，體現了公文處理工作的內在規律，是提升機關工作科學化水平的必然要求，為規範機關公文處理工作提供了基本遵循規則。一個單位，隻有當公文處理逐漸步入科學規範發展的軌道，才能為全麵工作的上台階提供基礎。大致說來，學習公文處理有如下幾方麵意義：
1.學習公文處理工作，是實現黨政機關高效有序運轉的重要方法
無規矩不成方圓。一個單位成立以後，就麵臨著文件往來的迫切需要。如果文件往來中不遵循一定的規則、體例、格式，就會影響機關的高效運轉，甚至造成各種工作失誤和差錯。隻有學習掌握黨政機關公文處理的規範，才有利於增強機關權威，提高機關工作的質量和效率，節約機關運行成本，更好地保障黨政機關實施領導和履行職能。
2.學習公文處理工作，是推動黨政機關科學決策和決策落實的製度保障
公文是領導機關決策內容的重要載體，也是推動決策部署落到實處的必要手段。學習公文處理規範，提高公文的針對性、指導性和可操作性，保證公文科學規範、務實管用、嚴肅權威，這對於增強領導機關決策的民主性、科學性、合法性和執行力至關重要。
3.學習公文處理工作，是促進黨政機關依法執政、依法行政的客觀需要
發布公文是黨政機關實施領導、執政行政的重要手段。黨政機關要依法執政、依法行政，首先必須規範機關公文處理工作，確保公文合法合規。近年來，一些地方和單位“紅頭文件”違法違規現象屢屢出現，有悖於我們黨和政府依法執政、依法行政的理念，嚴重損害黨政機關形象和公信力。某法院在2008年的一份民事判決書中，錯誤高達18處，人工流產還寫成了工人流產。2016年另一法院發出的一份判決書，不僅出現了地名、單位名稱錯誤，還有標點符號前後不一致、錯別字、語法使用錯誤等“多達10多類的錯誤”。2018年3月，又一法院一份行政糾紛案的判決書中，被網民羅列了數十處筆誤，包括錯別字、標點符號等。該法官被警告處分，扣績效2000元人民幣。這些案件都引發輿論的關注和網民的議論：“語文水平都讓人著急，怎麼斷案？”“法官有生殺予奪的大權，莊重威嚴，怎能如此兒戲？”“判決書是很嚴肅的法律文書，法院名字都弄錯，這樣的判決為什麼還有法律效力？”俗話說，一字入公門，九牛拉不出。公文是來不得半點馬虎的。公文一旦出錯，就說明機關單位的流程管理存在疏漏，工作作風存在問題。
4.學習公文處理工作，是加強黨政機關作風建設的有效途徑
古言道：“文以載道”，“出言陳辭，身之得失，國之安危也”，“夫辭者，乃所以尊君、重身、安國、全性者也”，“蓋文章，經國之大業,不朽之盛事”。一個時代的文風，折射的是那個時代執政者與社會精英的思想觀念、品格、作為和精神風貌，也是社會的風向標和晴雨表。因此，人們總是把說話、寫文章與國家的安危興衰相聯係。古往今來的無數事例都說明，傑出的政治家一定也是文章的大家。2012年12月4日，中共中央政治局召開會議，審議通過了中央政治局關於改進工作作風、密切聯係群眾的八項規定，其中有一項重要內容，就是改進文風，嚴格控製各類文件簡報。規範黨政機關公文處理工作，是改進文風、轉變作風的重要舉措和有效方法，有利於使各級幹部特別是領導幹部從“文山會海”中解放出來，集中精力抓好大事、促進發展；有利於及時回應群眾關切、解決群眾問題、滿足群眾需求，密切幹群關係，提高執政能力。