8.具有規範的體式
公文是一種具有規範的體式，具有統一規定的文種，它的格式和行文等方麵都有一定的規則，不是任何機關、單位或團體可以隨意進行標新立異的。它的擬定必須要遵循統一的規範，而且每種公文隻適用於特定的範圍，用來表達特定的內容。為了更好地維護公文的權威性和準確性，國家有關機構以法規、標準等形式對公文的文體、結構、格式等寫作規範有統一的規定，公文的擬定者都必須遵循這些規範。隨著社會和科技的發展，公文的標準化和公文處理的現代化已逐步提上日程，公文的體式也將會有更嚴格的要求。
9.特定的處理程序
公文的處理活動是黨和國家行政管理工作的一部分，它的處理質量、過程和處理的結果直接關係到國家利益與廣大人民群眾的切身利益。因此，公文的處理程序也是具有高度的政治性、權威性、周密性和機密性的，它的處理過程是必須要履行法定的程序的。公文有執行效用，為了保證有效性，國家有關機構規定了各種公文的處理程序，公文的擬定者與處理者必須要遵循這種特定的程序。
二、公文的作用
公文是黨和國家行政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務的工具，是應用文中最重要、用途最廣泛的一種文體。它具有以下幾個方麵的作用，並且這些作用不是孤立的，而是相互聯係的，是一個不可分割的整體。
1.規範與約束作用
從公文的含義中我們就可以看出，黨和國家各個行政機關所使用的公文中，大部分是用來頒布行政法規、發布各種命令、製定法律的。公文的這種特點決定了它具有了一定的規範與約束作用，它規範和約束著人民群眾的行動，人們對它的決定是必須要堅決執行的。公文是具有強製性的。黨和國家通過強製手段保證公文的執行，維護它的權威性，使之真正起到規範與約束的作用。
2.領導與指導作用
公文的主要職責是代表黨和國家行政機關、企事業單位、社會團體在特定的範圍內進行組織管理行政事務、交流合作、處理公務、進行商務活動等。在各種各樣的公文中，它們的共同點都是體現著黨和國家的意誌，是黨和國家進行管理的工具。因此，公文就具有了領導與指揮的職責和作用，是黨和國家行政機關意誌的代表，也是廣大人民群眾利益的代表。公文一經擬定與下發，其下級機關無論是各個行政機關還是企事業單位，都必須嚴格執行公文規定。如果脫離了公文的這種作用，管理工作很可能就會無章可循，變得混亂不堪。
3.宣傳與教育作用
要想使黨和國家的路線、方針政策順利及時地進行貫徹實施，除了黨和國家製定的路線、方針正確，符合廣大人民群眾的利益，還要以某種形式進行宣傳。因此，黨和國家的各級機關會製定一部分可以對廣大幹部群眾進行思想教育的公文，用來提高人們的認識，啟發人們的覺悟，增強人們建設中國特色社會主義的信心，以及調動建設中國特色社會主義的積極性。
4.協調作用
協調，顧名思義，就是調節與調整之意。公文的協調作用是指調整與改善各個行政機關、各個部門以及各個社會團體之間的關係，使之協調、有序，使各項工作得以順利開展，使各種管理工作有條不紊地進行。比如，我們可以製定某些決議、決定來規範協調人們的活動，可以頒布法令來糾正不良的行為，還可以製定某些條例、規定來約束調節人們的行為規範，等等。通過公文的這種協調作用，使黨和國家、企事業單位以及某些社會團體的工作步調一致，順利開展。
5.頒布法規作用
公文是各級行政部門及各個單位依法行政和進行公務處理活動的重要工具，而這種工具要以一定的形式表現出來，這就形成了各種法規，如行政公文有國家的憲法、刑法、民法、訴訟法等各種法律法規，還有各種辦理具體事務的規定、辦法等。這些法規在擬定後，都要以行政公文的形式進行頒布與實施。這些行政法規一旦發布，就具有了法律效力，是神聖不可侵犯的，任何機關單位、任何人都不能違反。
6.交流作用
公文還具有交流信息的作用，它在諸多不相隸屬的機關或者平級機關單位之間起著橋梁與紐帶的作用。公告、通告、通知、通報、報告、請示、函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加強各個機關單位之間的聯係，進行很好的溝通，既方便上情的下達，也方便了下情的上達。有了公文這種交流與溝通的橋梁，我們黨和國家的行政機關、企事業單位、社會團體都有可能做到互相溝通、互相了解，更好地進行配合協作，有利於各項工作的開展。
7.組織作用