交談對象若為上級主管，不可省略對他的職稱，必須冠以“某某科長”、“某某主任”等尊謂；即使在平輩間，也不可疏於禮貌，應以“先生”、“小姐”或以“某科長”、“某主任”等稱呼為恰當。
(6)準備不充分不可隨便提建議
韓非子曾在他的書中提出了臣屬向君主貿然進言的十種危險情形，其大意便是告誡人們，對上級進言一定要小心謹慎、周密準備，而不應采取某種輕率的態度，行倉促之舉。否則的話，不但事可能會有所不成，還會給進諫者本人帶來禍端。所以，當我們向自己的領導準備提出建議時，一定要慎重。要有備而來，力求達到言而有功、勞而有成的效果。
下屬在向領導進言前，一定要進行深思熟慮的準備，使自己的建議能經得住各種問題的考驗，你不妨按下麵這些方法試著做一做：
第一，搜集必要的、準確而有力的數字和事實材料來論證自己的建議。由於數字和事實具有客觀性，也就更能說服人，這會使你顯得具備相當的科學頭腦並對現實有著較為充分的了解。
第二，試著去批駁與你的建議相反的那些論點。如果你能夠做到將其駁倒，那就等於說你已在反麵論證了自己的觀點。
第三，要充分考慮到各種反對意見。既要吸收其合理性以彌補自己建議的不足，又要指明其不合理性作為批駁的重點。
第四，要想一想，領導可能會提出什麼樣的問題來，並對這些問題的回答有一事先的準備。
第五，不妨對未來作一預期，展示你的建議的光明前景，並對各種可能性作出估計，這樣，不僅可增強領導對方案的信心，也會使你顯得具有某種長遠目光，引起領導對你的重視。
事實上，方案論證縝密還會提高領導對你本人的評價和印象。那些考慮欠成熟的下屬多半會被領導認為，想法幼稚、做事粗心、目光短淺或者考慮不周等，而且這些印象可能會具有“首因效應”(即第一印象影響以後對你的看法)和“暈輪效應”(即你的優點或缺點一旦被認識，會在以後的看法中被不斷放大甚至掩蓋你的其他優缺點)。而考慮成熟的方案則會使領導對你產生某種好感，顯示你良好的思維能力和縝密細致的辦事作風，這無疑會成為你今後靠近領導的一項資本。
自古以來，許多著名人物就是靠著多年的苦苦思索，才提出一套可信的治國大略，引起統治者的注意和賞識。戰國時期的蘇秦，就曾拜師鬼穀子，悟得連橫的妙策，在說服秦王未成後，他便在家中苦讀薑太公的《陰符經》，“頭懸梁，錐刺骨”，日夜揣摩，又提出合縱的思想，終於獲得燕王的賞識，得卿相之尊。諸葛亮苦讀百家，廣交朋友，為自己的觀點做了最充分的準備，以至於能夠對著劉備暢談“隆中對”，提出圖霸興漢的戰略策略，一舉贏得劉備的信任和賞識，成為一代名臣。這一切都充分地說明，欲說服領導，就必須對自己的觀點進行最充分的論證，使其能經得起考驗和質問。