4.談判小組成員的調換
一般情況下，如果談判小組的成員能夠滿足談判所需的專業知識、勝任相應的工作，那麼，保持談判小組成員的穩定是有好處的。因為他們自始至終參加談判，對雙方立場、觀點的形成、發展變化等有關問題的來龍去脈了解得很清楚，可以防止對方節外生枝，避免對方利用己方換人之機，在新來人員對情況不甚了解的情況下鑽空子。
但是，有許多談判具有明顯的階段性，在某一階段圍繞某一個或幾個方麵的問題進行專門的磋商，並可以得出比較一致的看法。這樣，某些談判成員隻在某些階段上能夠發揮巨大的作用，而在另外的一些階段的作用不大或沒有作用。例如，在談判初中期，需要技術人員參加，而法律人員則似乎是多餘的；但在最後的協議階段，需要法律人員審查合同草案，技術人員又似乎是多餘的。對於這種情況，可以根據談判的不同階段的不同需要，調換談判小組的成員。需要什麼樣的人，什麼人就上場，任務完成了或暫不需要時就退場。
這樣，既保證了談判的需要，又使談判小組的規模保持在合適的水平上；既便於有效地控製，又節約了己方的談判費用。
當然，對於特別複雜的商務談判，還是需要許多人參加。為了滿足這一要求，同時也為了更好地進行協調控製，可以采取一個折中方案。即可以在人數眾多的談判小組中進行分工，成立幾個專業性的部，如商務談判部、技術組織部、法律組織部等，每個部的人數可以確定為4人左右。這樣，從專業部的談判來講，其人員規模比較合適；而就整個談判小組而言，主要是協調各專業部之間的關係，其數目並不多，協調起來比較容易。
三、合理的組合
談判小組必須具備完善的專業知識結構，分工協作，才能有效地完成談判任務。商務談判所需的專業知識大體包括以下幾個方麵：有關技術方麵的知識，有關價格、支付條件、交貨條件、風險、運輸、海關等商務方麵的知識，有關法律方麵的知識。在涉外商務談判中，還需具備語言方麵的知識。根據上述專業知識的需要，一個談判小組應配備以下相應的人員。
1.專業技術人員
專業技術人員對工程技術問題有深入的了解，可對有關技術問題的條款進行磋商。
2.商務人員
商務人員必須通曉貿易、金融、運輸、保險等有關商務方麵的知識。
3.法律人員
法律人員是一項重大談判項目的當然成員。國外許多談判人員都是律師出身。我們要挑選合適的法律工作者參加重要項目的談判，使得己方在商務交往中得到法律保障，維護自身的利益。
4.翻譯人員
一個好的翻譯人員，在談判過程中，能洞察對方的心理和發言的實質，既能改變談判氣氛，又能挽救談判中出現的失誤，在增進雙方了解、合作和友誼方麵，可以起到相當大的作用。翻譯人員要熟悉談判業務，防止差錯或失誤。主談人不要臨時才想到翻譯人員，應讓翻譯人員一起參加對談判的研究，使翻譯人員事先充分了解談判意圖、計劃和策略。翻譯人員應對專業術語做充分準備，應自始至終參加談判的過程，一般不宜中途換人，以防工作脫節。
需要指出的是，談判所要求的各種知識結構之間並非存在不可逾越的鴻溝。作為談判人員，應該對上述幾個方麵的知識都有所了解，而又專長於某一方麵。因為，如果隻知道某一方麵，比如技術方麵的知識，而對商務和法律方麵的知識一竅不通，這樣在談判時就很被動，彼此之間的配合就比較困難。
比如，技術人員認為建立某種技術條款能使引進的技術在性能上更有保證，商務人員認為這樣會大大增加引進的成本，法律人員認為這一條款有可能引起某些法律糾紛，三方各有理由，相持不下，很難協調。
四、主談人與輔談人
主談人是談判中的主要發言人，在談判的某一階段，或針對某一個或某幾個方麵的議題，由他為主進行發言，闡述本方的立場和觀點。相對地，這時談判小組的其他成員處於輔助配合的位置上，稱為輔談人。
主談人應具有思維敏捷、深思熟慮、掌握談判主動性、善於邏輯推理、帥才風度等特點。倘若能具備這些條件，將會達到最佳的談判效果。精明的主談人像傑出的演員一樣，善於扮好自己的角色，絕不會越過界線幹擾別人。
確定主談人與輔談人，以及他們之間的配合很重要。在談判過程中，主談人與輔談人應該用語言或其他方式相互支持。