（一）工作方法
秘書常處理的簡單的本職工作包括：
1.內部會議室的預訂工作
請計劃使用內部會議室的部門或人員事先填寫《會議室預訂登記表》，於會議前兩天交前台秘書進行預訂，如果不出現使用時間矛盾，即可安排落實。
如果出現使用時間矛盾，秘書應能主動與雙方協調，予以解決。若自己難以解決，應上報主管。
2.用車預訂工作
一般使用內部車輛部門的登記表進行預訂，如果預訂不出現使用時間矛盾，即可安排落實；如果出現使用時間或車輛矛盾，秘書應能主動與雙方協調，予以解決。若自己難以解決，則應該上報給部門主管。
3.協助同事印製名片
秘書應協助需要印製名片的同事統一對外聯絡印製名片。秘書收下對方的名片樣張，應問清對方需要的時間，能夠集中印製的一起提交印刷單位，同時秘書應負責校對和按時將成品送交需求者。
4.協助組織入口處的出勤登記或打卡工作
這要求秘書應提前到崗，並堅守崗位。
5.按照組織要求，保證接待崗位上班時間都要有人
例如有的單位要求午餐時間秘書要倒班用餐，以保證電話接應和對訪客的接待。不同的組織根據自己的經營情況，還會有其他一些事務工作交給秘書處理，秘書對所有上司交辦的工作都要認真對待，把它列為自己的職責，有效完成。
（二）相關知識
秘書要明確自己的職責中應該協助他人做一些簡單的事務性工作，這些工作看來簡單，但能處理適宜，不耽誤時間，讓他人滿意，是需要秘書在實踐中總結提高的。
1.簡單的事務性工作仍很重要，不能掉以輕心
秘書每天做的許多事務性工作看來簡單，但馬馬虎虎、不認真對待，將會造成大問題。例如，預訂會議室工作沒有認真對待，同一時間，兩個不同會議的人都進了會議室，將對企業的時效帶來很大的影響。
2.掌握協調工作的基本原則
在做預訂工作時，如果出現雙方或多方在時間要求上的矛盾，協調時應從組織的整體利益出發，先考慮重要的、緊急的、難度大的、不方便的工作或事情；通過協調力求也安排好那些次要的、非緊急的、難度小的或較方便的工作。
三、傳真
傳真是各級機關、企事業單位與社會團體通過有線電、無線電或國際互聯網傳遞的一種文書。它的特點是真實，即傳送的是文書原件的真跡；二是便捷，即操作便當，傳遞迅速；三是可靠，即所傳遞的是圖像信息，不會出現文字的改動和錯漏。
一般情況下，一份傳真首頁，標題通常是“公司名稱+文種”。正文的首部寫明收件人姓名、收件人單位、抄送人姓名、傳真號及發件人的姓名、發件日期、總頁數、傳真號、電話、主題及回複要求選項等。傳真的語言要簡潔，格式規範。通常公司的傳真信紙是統一印製的，在傳真信紙的上方或下方印有公司名稱、地址及公司的標誌圖案。
宏達公司傳真收件人：鍾苗
單位：宇宙運輸公司
抄送：
傳真號：（020）234567
發件人：王東
日期：2004／3／1
傳真號：（010）654321
頁數：共1頁宏達公司傳真
主題：聯係倉儲運輸
口緊急口請審閱口請批示口請答複口請傳閱宇宙運輸公司：
我公司現有2噸救援物資急需運往廣西災區，請貴公司速與我聯係有關倉儲運輸事宜。
宏達公司（公章）
二OO四年三月一日四、備忘錄
備忘錄是備忘錄通信的簡化書麵形式，用於各級機關、企事業單位與社會團體內部之間的交流。在英文中“備忘錄”通常縮寫為memo。其特點一是形式靈活多樣，它一般裝訂成薄冊，或放置案頭，或隨身攜帶；二是寫法不拘一格，隻要寫清楚，能起到提醒、備忘的作用即可。至於那些屬於外交或經濟法規類文書的備忘錄，本書不作研究。
在備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結束語。
可以參照如下例文：
備忘錄
發給：王夢——秘書
發自：陳林——行政部經理
日期：2004年4月12日
內容：總經理來滬行程安排：
總經理將於2004年4月15日星期三到達上海，並將於4月18日下午離開返回廣州。希望你安排一下總經理在上海期間的行程，並經我確認後發到廣州辦公室。
五、特殊信函
（一）邀請信
邀請信是各級機關、企事業單位與社會團體舉辦重要活動，召開重要大會，邀上級領導、協作單位和有關人士參加所用的信函。邀請信與請柬有相似之處，但使用比請柬更廣泛，信息容量更大，而且，邀請信多用於集體，一些重大的商業活動經常以邀請信形式邀請社會人士參加。
寄發邀請信，如果是參觀或舉辦文藝活動，應附上入場券；如果是宴請，則應寫明“敬請斟酌”字樣，並且注明何處、宴請時間、席次號。如果需要乘車抵達，還應該交待乘車路線。還應該寫明活動安排的細節，讓對方知道參加活動的成員。如果收到邀請信的回執，不論是否接受，都必須及時答複，否則是失禮的行為。
邀請信內容要誠懇，用語要禮貌、簡約、典雅。一些大型的、隆重的活動，開門見山交代事情即可，但如果是比較悠閑之事，如邀請遊山玩水，若適當融人情感，效果更佳。
（二）感謝信
感謝信是各級機關、企事業單位、社會團體和個人，對幫助、支持自己工作的單位或個人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本身或受助一方的代表，寫信的目的在於表示不忘對方的關愛和幫助，肯定對方的事跡和風格，表達自己的感激和謝意。感謝信有感謝和表揚雙重意思。