秘書的工作瑣碎、繁雜，許多秘書可能都會感到時間不夠用。如果，秘書掌握了辦公室管理禮儀，懂得有效率地安排時間，精密地安排工作，有條不紊地做事，就不會有上述的感覺了。
一、用ABCD法則安排工作計劃
秘書在工作中，可以參照管理心理學中的時間安排方法，用第二方框的方式來確定工作的先後緩急。它不是把注意力集中在事物和時間上，而是集中在維持、增進關係和取得成果上。確定一個活動的性質要看兩個因素：緊急性和重要性。
緊急性意味著需要立即去注意它，它是“現在”發生的、緊急的事情催迫我們立即去做，比如，電話鈴聲響起等。緊急的事情對我們來說往往是看得見的，或是燃眉之急需要我們即刻采取行動的，而且，有時緊急的事情處理起來是令人愉快的，受人歡迎的，但它們往往又不是最重要的。
另一方麵，重要性則與結果有關，如果某件事情是重要的，它會有助於你的使命，你的價值和目標，但重要而不急的事情往往需要你更多的主動性，更多的積極性。我們須主動抓住機會，才能正確處理好。所以，秘書要兼顧兩個方麵的因素來合理地安排自己的時間。可以列出以下優先等級。
重要並緊急的，必須立即做、優先做，它們屬於A類，比如，危機事件、迫切的問題、限期完成的工作等。
重要而不急的，屬於B類，應接著處理，比如，準備工作、預防措施、製定計劃、發展關係等。
屬於C類的，比如造成幹擾的事情、一些電話、信件、一些報告、會議、許多迫在眉睫的事情、符合別人期望的事情，這些事情有時間才做。
D類的可以不做。
每日從A類依輕重緩急順序著手，就能充分利用時間，取得最佳效益。
先做A，重而急；次做B，重而不急。
再做C，急而不重；不做D，不重不急。
（一）有效利用時間
時間既是一個常數，公平地分配給每一個人，又是一個變數，善用則多，妄用則少。珍惜時間，一分鍾勞動就有一分鍾成果。為了有效利用工作時間，應該注意：
1.明確自己的工作任務和職責
你必須非常清楚上司給你安排的工作任務中，哪些是你要親自完成的，哪些工作應協助他做，哪些工作不參與。
2.要區分常規工作和非常規工作
哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。例如你分管郵件的分類、拆封和分發，那麼每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是你每日的常規工作。又如你負責辦公用品的分發，這項工作不必要天天做，可以協商好定期進行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規工作。
3.動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先後次序
重要的工作、緊急的工作先做，科學地有序地一項一項地完成工作任務，不是機械地來一件事幹一件事。
4.巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率
如有時可以合並同類任務，集中起來專心致誌一次完成，避免多次重複；有的工作動動腦筋、思考周密，一次就做好，不反複。
比如，秘書在一上班時就有下麵的許多事情：
為下午部門經理會議所要討論的報告複印每人一份（8人，每一份10頁）及會議日程表。
給某客戶打電話，與對方聯係你的上司下周四將與他約會的事宜。
向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日。
複印一份將給某客戶的答複信以備存，原件郵寄給對方。
拆封、分類和傳遞今天收到的郵件。
布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡。
為上司預訂周末去天津的火車票（北京出發）。
將財務部新發的辦公經費報銷規定複印一份備存，原件放置在文件傳閱夾中給部門同事傳閱。
在做這些事的時候，她還接待了三位訪客，接應電話。
在上麵的案例中，秘書可以將所有需要複印的文件集中複印；同時，她還可以把所有要打的電話集中統一在某一個時間段內統一處理，這會幫助她節省大量的時間。然後按照事情的緊急性與重要性再安排順序。
5.使用辦公輔助手段幫助組織工作
包括工作日誌、時間表、計劃表、日程安排或印製好的“效率手冊”等，在上麵編製日程安排和周計劃，幫助個人管理時間，使工作有條不紊。那些非常規的、重要的、緊急的或定時的工作，應在計劃表中明顯標注，以引起自己的注意，使那些無論如何要完成的事絕不留到下一天。
6.安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益
工作時，應考慮到你隻是團隊中的一員，應考慮你周圍上下左右的同事們，特別是有些工作要相互接手和轉交，要盡量在自己的範疇內多做些，給他人以方便。能與同事們協調你的工作，團隊的工作效率才會提高。
7.要遵照組織製定的規章製度和有關工作的承辦期限，不能隻憑個人想像和愛好安排工作
例如組織要求電子郵件的回複應在收到後12小時內發出，就要嚴格執行，安排進自己的計劃。
8.堅持寫工作日記
秘書通過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費了時間，有哪些做法給他人帶來了不便，從而得到啟發，繼續改進。
總之，秘書在工作中要服從上司要求，完成上司交辦的工作。秘書是輔助和服務於上司工作的，上司交辦的工作無論理解還是不理解都要按照要求完成，不能隻考慮完成自己製定的小計劃而貽誤上司的工作和整個組織的大事。
二、協調工作的禮儀