辦公室事務禮儀主要是指：辦公環境要保持整潔、舒適、優雅能使員工心情舒暢，提高工作效率，還要體現出個人的工作作風和良好的習慣素養。一個良好的工作環境，也關係到組織的對外形象。所以，應注意辦公環境的自覺維護。
辦公環境的維護，通常是指對於自己責任區的維護。責任區一般包括：個人工作區，如秘書辦公桌椅周圍區域中的地麵、牆壁、家具和電器設備等；公用區域，如你經常使用的傳真機、複印機，與同事共同使用的櫃架、辦公室的茶水桌等；由你輔助的上司的辦公區域。
一、清潔整理責任區域
（一）清潔整理由你負責的責任區域
台麵、桌麵、電腦、負責的家具及門窗等。
保持桌麵的清潔、整齊、美觀、有序，不亂放私人物品和無用的東西。
經常清潔電話鍵和聽筒。
來訪者的茶具應立即清潔幹淨，並重新擺放好。
每天清理廢紙筒並放在隱蔽處。重要的文件不能直接丟棄在廢紙筒中。
（二）自覺清潔本人參與的公共區域
經常清潔你使用過的複印機、打印機等設備的周圍。
經常清理你使用的茶水桌，保持桌麵、地麵無棄物、無水跡，茶具清潔整齊。
經常清理你使用的文具櫃、書架、物品櫃等家具。
注意清理由你負責的接待區域或會議室，並在訪客離開後或會後立即清理，保證在下一個訪客來訪前或會議前又出現一個清潔整齊的環境。
二、設備物品放、取有序
（一）本人經常使用的辦公用品和設備擺放有序、方便操作
包括以下內容：
自己的桌麵的整理。可以用一隻組合文具盒把常用的文具放在裏麵，如各色的筆、釘書機、剪刀、小尺、回形針、大頭針、修正液等。其他如計算器、名片整理盒、便紙條、台曆、公文盒等可以放在桌麵上，方便使用。
私人用品、零散物品如皮包、化妝品、衛生用品、私人信件、衣物等應有序地放在抽屜裏，按照使用習慣分類整理。
常用文件夾應該整齊疊放在桌邊或直立在文件架上，並貼上標識加以區分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應該存放在文件櫃裏。
專用的電話應放在左手邊方便拿的地方，以右手做記錄。
電腦、打印機等設備應放置在一起，便於電源接線和管理。
（二）公用資源擺放有序，用後歸位
包括以下內容：
文件櫃的文件應整齊有序，取後放回原位。
公用辦公用品也要放置規範，通常重的、大的放下麵，便於取用。
一些常用必備的辦公用品、參考資料，如電話號碼本、航班表、火車時刻表、字典、辭典、工商名錄、國內外電訊聯絡號碼、商用書信、禮俗書籍等按照辦公室要求放在櫃子裏或書架上，注意用完後要放回原位。
接待區域的訪客閱覽的宣傳品、資料、報紙、雜誌應擺放整齊，經常整理，做好接待窗口的對外形象。
三、文件的收發與處理
處理上司信件、公文是一件相當重要的工作內容。掌握收發和處理文件、郵件的程序、步驟的基本要求是非常重要的。
（一）收文（郵件）的工作程序
1.簽收
對所有文件的件數要認真清點，檢查實收的件數和投遞清單上的件數是否一致。清點後，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都是本機關的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否有損壞。文件經清點檢查無誤後，收件人要在送件人的“投遞回執單”或“送文簿”上簽字，並注明收到的時間。
2.拆封
文件處理權限不同，有的文件不能拆封，隻能轉交，有的文件可以自行拆封、處理。大部分秘書擁有拆封文件的權力，不過在拆封之前還是要與上司溝通，分寸要拿捏得當。當然，上司的私人信件與封套上寫有機密或親啟的除外。
啟封時，要保持原封件的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件後麵，一並處理，以便日後查閱。如發現有不屬於本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按照規定處理，一般應予以退回。
3.登記
登記是收文件中最重要的環節之一。登記時，按照收文登記簿中所列的內容，逐項登記，並在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，並將“來文處理單”上的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填好，然後轉入下一道程序處理。
4.分類
對信件進行迅速分類，將信件或文件分為急件、要件、例行公事、密件、私人件5類，分別歸人5個規格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。
（二）處理文件的規則
文件處理的好與壞，很容易影響到公司的業務開展，因此，要細心應對與處理。主要通則如下：
不可積壓，要盡快做出適當處理。
需要核對的可以先行過濾，如估價單、申請書、請款單……如有差誤，可先行追查。
若上司有要求，在呈送信件前應先閱讀後用黃筆（若需要複印，黃色不會在複印件上顯現）將公文要點勾畫出，方便上司閱讀，如公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格等。
如有附加資料或需要加添參考資料，一並附於公文、信函後。
重要公文信函交予上司的同時，可以用口頭說明要點；如果上司不在，就改用書麵說明，讓上司能迅速掌握要點。
需要上司親自拆閱的信函，要迅速呈交。如果上司不在，可用卷宗或透明夾標上日期，放在上司辦公桌上。
需要回函的一般信件，可自行處理，如果不懂可以向較資深的同事請教。自己沒有充分把握的回函，可以向上司口頭請示，記下要點，草擬內容後，再請上司過目簽核。
公文處理完畢後，應存檔留底。
如果公文需要有協辦單位，應迅速移交相關單位或人員。
若是較無參考價值的資料可轉交其他單位，如：產品說明書交給業務開發單位，廣告宣傳交企劃部，書籍等出版物交給資料室。一般物品采購訂單也可交給相關單位，由他們自行決定是否訂購。如書籍出版物訂購單，可以交給企劃部、美術設計部、資料室等。
如果有重要函件，但上司無暇拆閱，可以利用空檔，用口頭提醒上司，將內容作簡略說明。
（三）寄發文件注意事項
代上司寄發文件時，要把自己當作上司，也代表公司，切勿粗心馬虎。主要事項有：
文字要準確，文筆要流暢，字體要工整。
寫好以後要檢查一次，特別是收信人和收信地址一定要正確。
檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全。
要選擇大小、格式適當的封套。如中式信函不可使用西式信封；大型文件或書籍，不要用太薄的封套等。
非印刷品類要密封。
大宗郵件要使用印有“印刷品”、“國內郵資已付”的封套。
用特殊方式郵寄時，要蓋上“限時專送”、“掛號”、“特快專遞”等印戳，方便公司郵務處理。
裝入特殊物件時要在封套上注明，如“內有相片，請勿折疊”等提醒郵遞員留意，以保護物件。
選擇適當郵寄方式，如極重要信函用“掛號”，緊急郵件用“限時專送”或“特快專遞”，大批郵件用“國內郵資已付的大宗郵件”，現金用“彙票”或開列即期支票，再用“掛號”寄出。
近距離的緊急函件，可以利用“快遞”，請人專程送收。
在交寄前別忘了檢查須由領導簽名寄發的郵件是否簽署。
最後記入收發簿中，以留作日後查核。
如早上司不在，作為秘書或下級處理文件或郵件可以參考以下方法：
如果你的上司習慣每一天給辦公室打電話，你應該把公司信件和外來信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄一下，以便於隨時向上司彙報。
如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，你應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他。
如果你的上司離開不止一天，應把所有郵件通知給他。
盡可能多處理一些文件，這樣你可以在給上司彙報時說清楚主題，或者把郵件交給公司有權處理的人回複。
把寄給上司的郵包連續編號，如3～13～23～3，這樣就會知道是否全部寄出了。如果你的上司此次外出不止一地，在郵包上編號就更為重要了。
如果你的上司正在度假，並且不讓你轉交郵件時，你可以先把需要上司親自處理的郵件保存下來，並在通知發件人已收到的信中告訴對方何時給予回複。
把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、“一般閱讀材料”等說明字樣。
四、彙報的禮儀
作為辦公室工作人員，不僅要熟知一般人際交往禮儀，而且要熟知工作常規禮儀。出於工作的需要，上級要經常聽取彙報，作為下級，還要經常利用機會向上級、客人彙報各種情況。如果隻顧埋頭工作，一直到最後期限，才把結果告訴上級，這樣一旦出現誤差，往往會錯失彌補的機會，因此，學會溝通彙報就很重要了。
（一）隨時彙報
要有隨時會被上級詢問的心理準備，以免到時候手忙腳亂，含糊其辭。
如果工作中有確實自己無法解決的問題，一定要盡快向上級反映。不過，反映並不意味著把問題丟出去，應試著去麵對，然後把處理過程中的遭遇狀況，向上級彙報。
如果上級指示的工作比較複雜或需要較長的完成時間，自己就要試著把工作分成幾個階段，再做成流程表，呈報給上級，然後把每一階段的工作進度讓上級知道。
碰到重大問題，應把決策權交給上級，不要擅自作主張，除非經過上級授權。
向上級彙報時，一定要做充分的準備，在報告過程中，不管上級詢問什麼，神色一定要鎮定，聲調要有自信。
把工作中的困難向上級反映的時候，也要提出解決問題的可能性辦法，以免讓上級覺得棘手。
（二）彙報前的準備工作
了解上級或負責人的特質。上級、負責人是彙報的接受對象，有的人喜歡處理過程的細節；有的隻要知道結果；有的隻要口頭報告；有的習慣透過一些設備了解，例如投影、幻燈片等；有的卻是喜歡看簡明的條例式大綱。了解對方的習性，是報告前最重要的準備工作。
彙報的功能決定彙報的形式。有的是應該馬上辦，立即就要知道結果的事，隻需要口頭彙報；有的必須留下檔案記錄的，就需要書麵彙報；有的必須做兩三次彙報，就可以利用投影片，幻燈片甚至大型海報做說明。了解彙報的功能，才能做出適當的準備工作。
事前了解彙報的內容，不但增加彙報時的信心，同時，上級質問時，也可以適當說明。
不管哪一種形式的報告，都要留下文字記錄。如果我們是用書麵或投影等作報告，當然會留下記錄；如果是口頭報告，也一定要在報告後，做成記錄存入部門或個人資料檔案裏，以供日後參考查證。
（三）正式彙報時應遵循的禮儀
一般說，彙報有口頭和公文（書麵）兩種。公文彙報，是以文件的形式或書麵語言的形式，向對方彙報所需情況。口頭彙報則是以口頭語言的形式進行彙報。一般說，無論是何種彙報，都要遵守下述禮儀：
1.遵守時間，不能失約
這是很重要的禮貌。特別是在現代社會，人們的生活節奏普遍加快了，更需要我們有極強的恪守時間的觀念。下級向上級彙報工作，務必準時按約定的時間到達。過早到達，會讓領導因準備不充分而顯得難堪；姍姍來遲，則又會因領導等候過久而失禮。萬一因故不能赴約，要盡可能有禮貌地及早告知領導，並以適當方式表示歉意。
2.掌握好時機，把握好時間
在上級最想了解情況的時候，作適當的報告，對工作的進行才會有幫助，因為很可能上級會依照報告，製訂下一步的計劃。臨時彙報時，如果上級正處於百忙之中，可以客氣打斷上級的工作，把結果用幾句話說明。如果彙報需要較長的時間，可以與上級取得協議，預約時間，進行詳細說明。此時，不妨先主動提出適當的時間讓上級參考。
3.敲門後等有人應聲才可進門
到領導的辦公室去彙報工作，千萬不能急於破門而入，而應該先輕輕地敲門，等聽到招呼後再進去。即使在夏天，辦公室的門是敞開著的，也不要冒然闖入，而應以適當的方式讓領導知道有人來了。彙報期間，應該注意自己的儀表、姿態，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有禮。向領導敬煙時，最好將開口的煙盒遞上讓領導自己取，然後再自己取用。煙灰和煙頭不能隨便撒在地上，應該彈放在煙灰缸內。在標有“無煙室”字樣的辦公室內，則不能抽煙。
4.口頭彙報要做到用語準確，句子簡練
口頭彙報的語言不像書麵文章那樣講究，但原則上要做到準確、簡練。用詞不當，詞序不妥，語言結構殘缺甚至混亂，就不可能清楚明白地表達自己的觀點和思想感情。語言應力求自然樸實，做到言簡意賅。先彙報工作結果，有必要時，才附上說明經過和理由，當然也要簡潔。切忌不顧實際，信口開河，華而不實。像“口頭禪”，如“嗯”、“這麼”、“那個”等都應避免，因為這樣會使領導心煩，並認為你彙報的內容貧乏。