5.彙報時應做到語速適中、音量適度
彙報工作，一定要讓領導聽清楚，並能隨時領悟你彙報的內容。因此，說話不能太快。對一些次要問題可以說得稍微快些，但在重要問題上一定要慢，必要時還應重複，以便讓領導記錄和領會你的意思。但應注意，整個彙報速度也不宜太慢，因為這容易讓對方精力分散。要把握好音量，若音量太大，像是作報告，缺乏交流感情的氣氛，會讓領導感到不舒服；音量太低，容易被認為懼怕、膽怯，會影響彙報的說服力。
6.彙報時間不宜太長
因為領導工作很忙，時間有限，所以彙報的時間務必要盡力壓縮，最好限定在半小時內，若15分鍾就更好。因為從人的精力集中角度看，超過半小時，效果就不是很好。而且最好留有時間，讓領導提問，你還會摸到領導注意或感興趣的問題所在，領導也會感到你是個很懂禮貌的人。
7.彙報要準確
彙報時加入個人的推測和意見，不但影響其客觀性，也會給上級留下不良的印象。如果自己有意見，不妨加上：“依我個人的意見……請您（大家）參考。”
寫書麵報告時，要先列結果，再加說明，內容複雜時，最好用圖來顯現，再配合自己的口頭說明。
五、做好保密工作
信息保密是所有員工基本的和重要的職責之一，是保證國家、組織利益的起碼要求。
從保密載體上講，信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息的安全及保密工作；紙麵信息的安全及保密工作；電子信息的安全及保密工作。如果辦公室工作人員缺乏保密意識，那麼，有時會造成不可彌補的損失。對於信息的保密，不同的載體應采取不同的措施：
（一）做好口頭信息的保密工作
在員工心目中應該形成不要在組織內部或外部談論有關單位的保密信息的定勢心理，包括對其他工作人員、客戶、自己的朋友或親屬。
在沒有確認對方身份之前或未知對方是否被授予獲知信息的權利之前，不要通過電話、手機、答錄機等通訊設備給出保密信息。
向來訪者提供信息時，更要注意，隻向來訪者提供組織允許的信息，若超出範圍，應向上司彙報。
嚴格遵照會議的要求傳達信息，不要加入個人的理解。
（二）做好紙麵信息的安全
紙麵信息包括用紙張、各種膠片等物質作為載體的文字、表格、圖形等信息。做好紙麵信息的安全，可以采用以下幾點方法：
接受保密文件、資料等都要簽收並登記。
文件或其他保密信息隻發給或傳閱到被授權閱讀的人員手中，並要簽收。
在傳閱文件的時候，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失。
所有保密的文件應該歸類於專用文件夾中，並清楚標明：“機密”，保存在帶鎖的、防火的櫃子裏。
離開辦公室時，不把機密信息和文件留在辦公桌上，應鎖入抽屜或櫃子，並鎖好門窗。
用郵件發送保密信息，信封要貼封口，並標記：“秘密”或“保密”。
為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人。
複印完後，應將保密原件、複印件帶走，不要留下。
傳真保密文件時，需要使用具有保密功能的接受設備或要求接受人等在傳真機旁即時收取。
極為重要的但不常用的紙麵保密信息可以製成微縮膠片，保存到保險櫃裏。
不再需要的保密文檔要粉碎。
（三）做好電子信息的保密安全
計算機顯示器應該放在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁麵或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器。
計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞。
在提交電子信息給他人之前，應交予領導核對，不能給未授權的人。
每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經常更換。
應該使用密碼來保護計算機數據，並定期更換。
計算機必須經常進行查毒、殺毒，並為了安全，不要安裝借來的程序。
重要的文件要做備份，並儲存在安全、加鎖的地方。
有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數據落到不應該得到這些信息的人手上。
有可能的話計算機應該安裝報警係統，防止信息被盜。
（四）相關知識
如果你是單位的秘書，你更應該做好保密工作，這是你的重要職責，也隻有這樣做，你才值得領導信賴。
1、秘書的保密工作還要注意幾個方麵
文件保密：因為秘書經常要跟各種文件、資料、圖表打交道，這是秘書工作的一大特點。秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做好接收、傳遞、保管等方麵的工作，並且要注意，該看的看，不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。
會議保密：秘書經常要參加各種會議，而且是有不少的領導層參與的會議。這些會議內容中常有不少信息需要保密，是否公開，何時公開，向誰公開都由主管領導決定，秘書不得隨意擴散和泄露，要嚴格按照會議要求做好保密工作。
科技保密：任何組織開展經營活動都需要科學技術以及研發創新等方麵工作做支持，可以說，它是企業的生命線。因此，相關的資料、情況都需要保密。秘書的工作性質決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好保密工作是非常重要的。
2、秘書應做好特定信息的保密工作
秘書在工作中都會接觸到一些特定的信息，如：人事信息、財務信息、產品信息、客戶信息等，做好這些特定的信息保密工作極為重要，如果不注意它的安全，讓不該得到它的人得到，會給組織帶來極大的影響和損失。
比如，秘書將正在醞釀的晉升信息公開，會引起員工之間的不穩定、不團結；如果將招聘信息公開，可能會被同行挖牆腳；如果財務信息失密，會引起股票價格的波動；企業有關新產品開發、市場活動和價格調動等信息被同行知道，可能會使組織蒙受巨大的經濟損失。
所以，總的來說，作為一個辦公室工作人員或秘書，要注意管住自己的“嘴”和“手”。管住“嘴”，就是知密而不泄密，管住“手”，就是保證經手的紙麵信息和電子信息的安全。
電話使用的禮儀具有特殊性，那就是：隻靠聲音和語言與對方進行溝通，打電話往往是人與人之間往來的第一關，印象的好壞對個人及公司影響深遠。因此，應充分了解電話禮儀，運用說話技巧，真誠、熱情地與人溝通，這樣在接、打電話時才能自然從容應對。
一、接聽電話的禮儀
（一）接電話的方法
1.“鈴響不過三”原則
在電話鈴聲響起後，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突；但若在響鈴超過三聲以後再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。
如果是在家裏接聽電話，盡管沒有必要像在單位裏那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽，也應向對方表示歉意。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。
2.規範的問候語
在工作場合中，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱。
比如：“您好，xx公司”或“xx大學經濟貿易係，你好”。
“你好，銷售部辦公室，我是xx。”
自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。
在家裏接電話可以有很多種選擇，規範一點的可以用：“喂，您好！”問候對方。當然在家裏接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家裏，關鍵的是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的，過於規範化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。
3.要找的人不在或不能接聽電話時的處理
這裏，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。
請比較以下兩種接聽電話的情況：
例1：秘書：王先生辦公室。
來電者：王先生在嗎？
秘書：對不起，他不在辦公室，請問您是哪位？
例2：秘書：王先生辦公室。
來電者：王先生在嗎？
秘書：請問你是哪位？
來電者：XX
秘書：對不起，王先生不在辦公室，要留話嗎？
在這兩個例子裏麵，第一段話較第二段話要好。因為在第二段話中，對方可能會推斷，當秘書知道他是誰時，才拒絕轉接他的電話，他會感到自己被冷落了。
具體的應答可以有以下幾種情況：
第一種：如果知道上司何時回來，可以告訴對方到時再打來。
如：“很抱歉，王先生正巧不在，您過一會兒再打來好嗎？估計9點鍾左右回來。”
第二種：可請對方留下姓名和電話號碼，等上司回來後再同他聯係。主動打電話給對方，不僅比等對方電話更有禮貌，而且更積極主動。
如：“請您留下電話號碼好嗎？這樣王經理可以給您電話。”
第三種：請對方留言，把主要的事項記錄下來，並與對方再認真核實一遍，但不要隨意打聽對方不願告訴你的事情。
如：“王先生不在，請問需要留言嗎？”
“很抱歉，他今天不會回來了，需要我轉告什麼事嗎？”
第四種：可詢問對方是否願意與其他人通話，但要告知對方你要轉給人員的部門，並征求對方的同意。
如：“關於這件事，您想同其他人談一談嗎？我們的銷售部經理正在辦公室，要不要我把您的電話轉過去？”
第五種：要找的人正忙，不方便接聽電話。可以這麼說：
“對不起，王先生正在開緊急會議，不方便接聽，請您留下電話號碼，待會兒請他回話，好嗎？”
4.學會記錄並引用對方的名字
在辦公室工作的人員，應該有意識地訓練自己的聽辨能力。假若對方是老客戶，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那麼可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。
5.接到錯打的電話也應該禮貌應對
接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關係。但事實上，並非錯打的電話都必定與自己沒有關係，有時，對方也許恰恰是與自己有重要關係的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。
6.應在對方掛電話後再掛電話
當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，並等對方掛了以後再掛電話。最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。
（二）處理電話留言的一般原則
接聽電話者有責任記錄下來電者的留言。處理留言一般要注意幾點：
1.簡潔
在記錄留言時，要抓住要點，排除無用的話語，讓收看人一看就明白。
2.完整、準確
要確保信息記錄的完整及正確，包括對方的姓名、單位、電話號碼、來電日期、時間、來電內容等，不要遺漏。要注意一定要在留言條上簽字，以防收到信息的人有什麼疑問沒處問。記錄完之後，將留言中的數字信息、地址等重要內容再與對方核實，確認準確。
3.及時送達留言
記錄者應盡早傳遞留言，如果留言是緊急內容，應將留言表中的緊急一項標出，提醒接收者。當留言出錯時，最好坦然向對方承認，取得諒解，並盡快采取補救措施。
（三）幫上司接聽和過濾電話
一般來說，設有秘書或助理的單位，主管的電話通常由秘書先接聽，目的是為了讓上司在工作時，能不受無謂的幹擾，節省更多的時間。因此，秘書或助理要扮演好“過濾者”的角色。
下麵幾種情況需要學會過濾電話：
1.上司正在主持重要會議
這時候，不管接到什麼電話，上司都不適宜接聽，可以請對方留下電話或要傳達的信息。
2.上司正在參加會議
這時候，如果有重要的電話，非要上司立即處理時，可以記在留言條上，送進會議室，由上司決定是否要接聽。
3.上司與訪客會談時