正文 第二節 工作中的禮儀(1 / 2)

就職之後,不管你就任何職,在何部門,都會有一大堆事情等待著你去完成。但是,無論公務有多繁忙,你都得注意每一個細節的禮儀,那樣將更有助於你出色地完成任務。

一、公文禮儀

公文就是公務文書,是黨政機關、企事業單位以及群眾團體在公務活動中形成並固定使用的一種具有特定格式的文書材料。公文的處理是各單位一項經常的、大量的工作。在公文的處理,即收集、加工、傳遞和儲運過程中,都各有其禮儀要求。

(一)收到公文

收到公文的過程包括以下幾個環節。

收進:就是收到外來文函。接收公文時應仔細認真地按送文單逐項逐件查對清點無誤後,才蓋章簽收,若發現短缺,應立即查詢。

登記:收到公文後,應立即按照收文登記簿所列內容,逐件、逐項登記。

擬辦:這是文書工作人員對所收文件由哪個人或哪些部門負責處理,以及由誰存檔,提出初步意見。它對文件處理得是否準確關係很大,擬辦隻供主管領導批辦時參考,不是文件處理的最後意見,但主管對擬辦意見一般都比較重視,因此,它關係到公文處理的時效,也關係到處理質量,不能馬虎草率。

批辦:它是指有關領導在閱讀了擬辦文件及審核了擬辦意見後確定的正式處理意見。批辦意見應明確、具體。

分發:它是指對收到的公文,根據主管的批辦意見分送給有關的部門,對公文進行具體處理,文件的承辦可謂是公文處理過程中的關鍵性環節。承辦部門應在仔細閱讀來文內容、深刻領會領導的批辦意見之後,迅速確定執行領導批示的具體措施,並且組織力量落實來文的全部辦理要求。

催辦:它是指文秘部門要對公文承辦工作進行督促。

辦複:它是指承辦部門在公文承辦完畢後,應將公文承辦情況予以回複,這是收到文書處理程序中的最後一道程序。回複的形式,可以采用函複、電話回複及來人麵複。

摘要注辦,收文人員應把收文處理的主要經過和處理結果在文書處理單上作簡短的注明,以備日後查找。發複文或用電話以及當答複交代的,應注明複文號或交代姓名、地點、時間、主要精神等。以備查找。

(二)發出文書

發文處理包括交擬、擬議、擬稿、核發、簽發、繕校、用印、封發等程序。

交擬:即有關領導要求擬稿人員,就某方麵問題起草一篇文稿。交擬時有關領導應該將文稿的任務、意圖、政策、根據、具體要求等作簡要說明。

擬議:是擬稿人員在動筆之前,醞釀、構思過程;包括為擬定撰稿搜集有關資料,了解有關情況等準備工作。

擬稿:即撰稿。

起草公文應注意以下原則:

第一,應用一定規範的格式、用語、措辭,每一位擬稿人員應根據本單位情況予以掌握。第二,公文應簡單明了,抓住要點。第三,擬稿人要把形成文稿有關的文字資料和擬稿的依據附在文稿之後,以備查用。

核稿:也叫審稿,就是有關部門對送交領導最後審批簽發之前的文件草稿的審查。

簽發:指主管領導對欲發文稿簽署核準意見及姓名、日期,表示同意文件發出並生效。未經領導簽發的文件不能生效。

繕校:是指公文的繕印和校對。繕印是指簽發的公文定稿後經謄抄或鉛印而製成的正式的文本。校對是指在公文印刷過程中,以簽發的定稿為基準,對打印的底版或鉛印的清樣進行校對工作。基本要求如下:

第一,忠於原稿,不得隨意改動。第二,認真細致地消除差錯,保證質量。