用印：指在製成的公文上加蓋機關印章。印章要蓋在公文末端單位名稱下麵、年、月、日、上麵。印章應蓋得端正、清晰，嚴禁歪斜、倒置、印跡模糊。
封發：是指把製成的公文裝封、登記、發出的過程。是發文工作的最後一步。發文時應注意以下幾點：
首先，在清點、核實了印出份數後，按照領導簽發的發往對象填寫信封，再將規定的份數分別裝進信封內。並檢查文書份數是否分、總相符，然後按規定加蓋密級、急件、掛號等印章，嚴密封緘。其次，封裝完畢後，要填寫發行登記，然後按信件性質分交遞送。要當麵交接，並按（發文登記簿）各項點清，雙方確認無誤後，分別由機要通訊員或外收發人員在（發文登記簿）上簽字。再次，單位內部發文，一般由內收人員直接送達，送達後應點清收文並在（發文登記簿）上簽收。向外單位發文，凡機要件均須索取收文回執，並要妥善保存以備查看。
（三）文書的立卷歸檔
立卷歸檔是指把已經辦理完畢、確有保存價值，彼此有聯係的公文材料，按照一定的原則和方法組成案卷裝訂成冊，編好案卷目錄，移交給機關檔案部門。至此，公文轉為檔案，立卷時應根據公文的作者、內容、文種、時間等特征組卷，案卷標題要準確地反映出卷內文件的發文單位、內容和文種以備查用。
二、會議禮儀
（一）守時
對一個新職員來說，參加會議最需要注意的應該是守時。試想，如果遲到，不僅自己覺得難堪，也會給人留一個不好的印象。遲到可能有些客觀的原因，但為了避免這種情況的發生，最好是把開會時間寫入工作預定表中，放在醒目的位置。如因故不得已遲到時，必須事先與主辦者聯係，取得諒解。另外，守時還反映在你的發言守時上。如果主辦者限定發言的時間，你就應該在限定時間內結束發言，即使沒有限時，本著節約時間、提高效率的精神，也應該言簡意賅，不能過多占用別人時間。
（二）事前準備
會議都是為了一定的目的而召開的。目的不同，會議的類型自然不同，參與的方式也相應有所不同。根據與會人的參與方式可大致分為被動接受型會議和主動參與型會議兩種。
所謂被動型，一般是領導傳達上麵的精神、文件，這種會議對與會者要求不高，事先不必做複雜的準備工作，可帶記錄本和筆作一定的會議記錄。主動型，則往往是為了解決某項具體問題而召開的，它有明確的議題，與會者應積極投入。參加這種會議決不能無備而來。在這種會議上若能首先拿出一套完整意見或方案，往往能引導他人的思路。整個會議討論的中心將在這個意見奠定的基礎上進行。先入為主，這是一般規律。因而，需要有充分的準備。
（三）發言
有些人初入社會，缺乏在眾人麵前講話的經曆，對開會發言往往“怯場”，即使有好的想法或建議，也不能很好地表達出來。長此以往，就很難引起領導、同事的注意，更不用說賞識了，你會因此失去很多良機。發言自有發言的藝術，有些人東拉西扯，長篇大論，會議效果可想而知。開會為解決問題，發言也應簡短有效。發言者應該遵循一個原則：不偏離主題。
（四）做一個好聽眾
開會時，發言固然很重要，做個合格的聽眾，傾聽別人的發言就更重要。我們不要因被反對而不高興，也不懼怕發表相反意見，綜合各種不同的意見，才能促進我們的思考而達成更完善的觀點。
（五）做好記錄
開會時，一定要將會議的時間、地點、議題、要解決問題、與會者的發言等，一一記錄在案。