一、例會
例會是指有固定時間、固定人員、固定地點的製度性會議。例會禮儀注意以下幾點:
(一)按時出席
例會是製度性會議,不必再事先通知,因此也容易忘記或忽略。與會人應當在自己的日程安排表上作出標記,以防忘掉。確實不能出席的應當請假或安排恰當人員代表自己參加,並告知主持人。
(二)精練務實
例會內容一般都是大家職責範圍內的事務。所以例會必須精練、簡樸、短小、務實。為了做到這些,參加會議的人應當事先作好準備,在開會時才能言之有物,言之有的。主持會議的人,應當把握好順序和節奏。發言要一個挨一個,不要出現冷場。討論時不要相互打斷別人的發言,發生爭執時要告誡大家保持發言次序和應持態度。防止跑題、重複、爭執不休。注意要讓所有與會者發言。
二、報告會
報告會是請專家學者、先進人物或領導幹部或其他人士進行專門報告的會議。報告會內容常見的有專題報告、學術報告、形勢報告、先進事跡報告、典型報告等等,報告會可以是一個人報告,也可以多人報告。
報告會應注意以下幾點:
(一)選好報告人
報告人是報告會第一位重要的人員,應當認真選擇。要選擇與會議主旨密切相關的、有專長、有造詣、有影響的人作報告人。
(二)介紹情況
主辦單位要向報告人介紹舉辦報告會的目的、意義,對報告人的希望要求,介紹有關背景、聽眾情況。
(三)以禮相待
要注意安排好接、送工作和招待應酬。報告前,主持人要向聽眾介紹報告人,並在場作陪。報告結束時,可以作扼要、簡潔的講話,並向報告人致謝。需要錄音或事後印發的,應事先征得報告人同意。
主持人要注意會場秩序。報告結束後,要請報告人先退場,然後聽眾再退場。防止一哄而起,與報告人爭路。
三、座談會
座談會是邀請有關人士一起,圍繞某一問題進行討論,或為溝通情況、增進感情而進行交談的會議。座談會應注意以下幾點;
(一)通知具體
通知參加座談人時,要把目的、內容、形式、時間、地點和要求講清楚,還要把誰出麵舉辦、誰主持、哪些人參加,有無接送車等告訴參加者,使其有備而來。
(二)講究禮儀
組織者要搞好迎、送、招待工作,主持人在座談開始時,要向大家介紹與會人。座談會雖不如大型會議鄭重、嚴格,也要注意座次的安排,主持人可以和大家圍坐,對主要與會人應安排在距主持人較近的位置。
主持人首先介紹會議目的,內容和座談形式。為防止冷場,可以會前先安排幾位人員帶頭發言,在以後的發言中也可以用點將的方法依次進行發言。
(三)座談會應有一個熱烈、融洽的氣氛
討論中,應活躍、盡情。主持人應注意鼓勵插話、爭論,要求大家知無不言,言無不盡,注意要使每個到會的都有發言的機會。