一、會議的性質和種類
（一）會議的性質和作用
會議是黨政機關、企事業單位和群眾團體處理重大事務，商討問題，做出決策、總結經驗、交流信息、協調關係的重要工作形式。在社會交往中，也是一種有效的手段。
三個以上的人聚在一起商討、研究某項事情就可以稱作會議。會議這種形式古已有之，對於機關單位來說，開會，是集思廣益、避免失誤的一種民主形式，會議製度是集體領導體製的主要工作方式方法。
隨著經濟體製改革的不斷深化，改革開放的不斷發展，企業之間和地區之間也常用會議的形式開展交流和協作活動。運用這種形式，可以用比較短的時間，花比較少的經費取得較大的效益。
（二）會議的種類
會議的種類複雜多樣：
1.按範圍分：有全國性會議、省（市》級會議、地（廳）級會議、縣級會議和單位內部會議；不同係統，不同行業，不同專業也有各自的會議。
2.按性質分：有黨派會議、政務會議、群眾組織會議、經濟工作會議。
3.按時間分：有長期固定的會議，有臨時性會議。
4.按規模分：有大型會議、中型會議和小型會議。
5.按內容分：有綜合性會議、有專題性會議。
（三）會議要求
開會要把許多人組織在一起，為了一個目的進行有條不紊的活動。組織好一次會議，任務相當複雜繁重，因此，會前的準備要考慮周到，安排具體、工作落實；進行中要精確指揮，協調一致，嚴格紀律，按部就班；服務工作要熱情周到，耐心細致；會後要處理好善後，確保整個會議圓滿成功，緊張有序，安全高效。
二、會議準備工作的禮儀
要開好一個會議，準備工作是十分重要的。會前周密詳盡的準備，是會議圓滿成功的基礎。會議的準備工作，包括以下幾個方麵：
（一）建立組織
召開一個會議，要有許多人參與組織和服務工作。這些人應有明確的分工，各負其責。建立各種小組，可以使他們在統一領導之下，各自獨立地開展工作。一般會議由大會秘書處負責整個會議的組織協調工作。秘書處下設：1、秘書組，負責會議的日程和人員安排、文件、簡報、檔案等文字性工作。2、總務組，負責會場、接待、食宿、交通、衛生、文娛和其他後勤工作。3、保衛組，負責大會的安全保衛工作。根據會議規模的大小、性質的不同還可以增設其他必要的小組。
（二）明確任務
全體工作人員，應當明白本次會議的目的，主要解決什麼問題，更要明確自己的工作任務及具體要求，以保證不出差錯，不貽誤工作。
（三）安排議題和議程
秘書處要在會前把會議要討論、研究、決定的議題搜集整理出來，列出議程表，提交領導確定。根據確定的議題，安排日程，以保證會議有秩序地進行。
（四）確定與會人員
確定與會人員是一項很重要的工作。該到會的，一定要通知到；不應當到會的，就不應當參加。這裏出現了差錯，後果是很嚴重的。確定與會人員，可以采取以下方法：
1.查找有關文件、檔案資料；
2.請人事部門提供；
3.征求各部門意見；
4.請示領導。
大型會議，還要對與會人員進行分組，便於分頭討論，組織活動。
（五）發出通知
名單確定後，即可向與會人發出通知，便於他們做好準備工作。有時準備工作量比較大，而距離開會時間還遠，可以先發一個關於準備參加會議的通知。在開會前，再發出開會通知。
通知一般用書麵形式。內容包括：會議名稱、開會的目的、內容、與會人應準備什麼、攜帶什麼、開會日程、期限、地點、報到的日期、地點、路線等。
與會人接到通知後，應向大會報名。告知將參加會議，以便大會發證、排座、安排食宿等。
（六）會場
會場布置和安排是會議的又一項重要工作。會議的氣氛主要靠會場的布置來渲染。會議室應當根據會議的內容來安排，或莊嚴肅穆、或鄭重樸素、或明快大方、或熱烈歡快，總之，會場的布置應與會議內容相協調。
主席台，設在與代表席對麵的地方。現在一般在主席台前設講台，用於發言人講話。主席台上可適當擺放鮮花點綴。主席台背後懸掛會標或旗幟，會議名稱的標語懸掛在主席台上方。
（七）座次
代表席的座次應當統一安排，照顧全麵。因為座位有前有後，有正有偏，在排座位時要根據不同情況，妥善安排，照顧到各個方麵。
（八）印製證件
證件是出席會議的證明，是與會者身份、資格、權利、待遇的證件。代表證、記者證、工作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以示區別。