會議議程表可以讓會議的目的和主題更加明確，有助於提高會議效率，增加會議的含金量。
雖然並非所有會議都需要正式的會議議程，但是與會者至少應當事前有所了解，以便做好準備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。為讓與會者對會議及早做準備——包括心理準備及實質準備——會議議程應隨會議通知事先發給與會者。
書麵的會議議程有另一個重要好處：會議領導者將集會的目標寫成書麵的議程，有助於會議目的的具體化。這樣，議程就能使會議按照既定軌道進行，讓主持人能集中他的精力去處理參加會議人員彼此之間的相互影響。
擬定會議議程的責任通常落在會議領導人的肩上。但是，人們一般對他們參加創造的事情才願意予以支持，提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的會議議程把問題看得更清楚。下麵是可能有助於鼓勵與會者參加的一些建議：
1.對將要討論的問題要求及早思考。
1）對問題的解決或處理，有哪些看起來是行得通的？
2）哪些是顯而易見的危險？
3）所要討論的問題其最後結果可能意味著什麼？
2.如果時間允許，把參加會議者的建議合並到暫定議程裏，提前分發，以征求補充意見。
3.提前向與會者簡明介紹會議的目的，並要求他們做一些具體工作，例如抽樣調查員工意見，彙集統計數字，或搜集背景資料。
會議常因野心過大的計劃而在一開始就注定失敗。下麵是製定實際可行的目標的一些建議：
4.可能的話，把議程的話題限製在同一個主題範圍內，這有助於從容進行，同時使必須參加企業會議的人數減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進行。
5.假如這些主題之間沒有關係，要力求少安排一些話題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉到興趣不高的問題上，而又始終全神貫注，是很困難的。
6.設法將議程話題限製為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準備的次要項目。
7.不把某些特殊的（有勢力的）管理人員的“心愛項目”列入議程。
8.提前分發每一項議程話題的附件，以節省開會時間。這樣就可以確定：每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹，這是一種利用以前會議記錄實際可行的方法。
9.在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。
10.對那些非常有爭議的、極為複雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時間。
11.要記住注意力的持續時間是有限度的。對一位實業家來說，有效的會議一般持續一個小時，當會議進行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。
12.假如會議必需開到兩小時以上，應安排中間休息時間。
13.假如可能，要留出會後交談和娛樂的時間。
會議議程表（一）
會議議程表（二）
日
期： 會
場：