在企業運營過程中還有一項是經常涉及到的,那就是“企業票據管理”。企業裏票據的管理不同於我們日常生活中所用到的,它是一項係統的並形成了一定規範的工作。下麵我們就會對如何做好票據管理進行介紹。
首先,我們來看發票管理,它的具體流程如下:
1.申領
(1)由申請人在《零星開票通知單》中詳細填寫部門名稱、申請日期、合同號(右上角填寫)、企業全稱、廣告刊登媒體或網刊全稱、業務發生具體日期、開票金額、業務性質(廣告或信息)、申請人姓名等,交部門經理審批、會計審核後開具。
(2)若《零星開票通知單》中企業名稱與合同中的企業名稱不相符,業務員需持有雙方企業蓋章認可的證明(特殊情況可由部門經理簽字認可),財務方可開具發票。
(3)杜絕開無企業名稱的發票。
(4)杜絕開企業名稱不全發票:任何人無權把企業名稱縮減至2-3個字。
(5)若業務實際發生與合同不符,業務員需持有企業的附加合同或加蓋公章的證明方可開票。
(6)丟失發票一切後果由業務人員自負,在對方企業提供相關證明文件(標明發票號及金額並加蓋公章)後,我公司可提供加蓋公司發票專用章的發票存根聯複印件。業務人員因丟失發票或其他原因需要借出發票時,需有書麵申請,並由各部門經理人員簽字,財務人員對於借出發票應進行登記,並及時取回。
(7)發票複印件蓋章需由部門經理、公司總裁批準,財務人員應進行登記,並由當事人簽字。
(8)開發票時遇到的其他特殊情況,財務人員均應取得公司領導的批準後,才能開具發票。
2.具體規定
(1)已提供勞務並簽訂合同的,業務員憑運營中心蓋章認可的合同及《零星開票通知單》或有企業蓋章認可的廣告認定單,與財務人員核對無誤後開具發票。
(2)未提供勞務、已簽訂合同但又未收款的,業務員根據部門經理認可的業務內容,填寫《零星開票通知單》,由部門經理或以上級副管理人員簽字,方可開具發票。若此項合同終止又收不回原發票,視同未回款處理。
(3)未提供勞務、已簽訂合同且已收款的,業務員可憑《零星開票通知單》或廣告(信息)認定單開具發票。
(4)已提供勞務、但未簽訂合同且已收回款的,業務員根據運營中心認可的業務內容,填寫《零星開票通知單》或廣告(信息)認定單開具發票。
(5)未提供勞務且未簽訂合同的,禁止開發票。特殊情況如預收款項等,須由部門經理專門說明。
3.回收
(1)當天領出發票、已收款項的,當天必須將款項交到公司出納處,否則作挪用公款處理;當天未能收回款項的,當天必須將所領發票交還公司財務統一保管;客戶因特殊原因需先將發票留下後再結款項的,所開發票金額在2000元以下的領票人必須要求客戶簽收條並經本部門經理簽字後交回公司財務。所開發票金額在2000元以上的領票人必須持客戶簽收並加蓋客戶公司公章的收條經部門經理簽字後交回公司財務。違反此項,每次扣款200元直至開除。