古人雲：“事有先後，用有緩急。”職場做事也是如此。
任何事情都有輕重緩急之分，不要眉毛胡子一把抓。德國詩人歌德曾經說過，重要之事絕不可受芝麻綠豆小事的牽絆。要集中精力於緊急的要務，就要排除次要事務的牽絆。如果不斷地被一些次要事務所幹擾，那麼你就會放慢向目標邁進的腳步。
當你接到了上司的一份工作任務時，你首先要弄清楚自己要做的是什麼，分出輕重緩急來。如果有不明白的地方，你可以向上司提出來，並且詢問如何去做。
根據工作的輕重緩急安排工作。先做緊急重要的，再做緊急不重要的，最後才是不重要不緊急的。要分清緩急，還應該弄清自己需要什麼。總會有些任務是你非做不可的，重要的是你必須分清某個任務是否一定要做，或是否一定要由你去做。這兩種情況是不同的。非做不可，但並非一定要你親自做的事情，你可以委派別人去做，自己隻負責監督其完成。在確定了應該做哪幾件事情之後，你必須按它們的輕重緩急開始行動。
根據你的工作目標，把所要做的事情製訂一個順序，有助於你實現目標的，就把它放在前麵，依次排列，把所有的事情都排一個順序，並把它記在一張紙上，就成了事情順序表。養成這樣一個良好的習慣，會使你每做一件事情，就向你的目標靠近一步。
在一次時間管理課上，教授在桌子上放了一個能裝水的罐子，然後又從桌子下麵拿出一些正好可以從罐口放進罐子裏的鵝卵石。教授把石塊放完後問他的學生： “”是！”所有的學生異口你們說這罐子是不是滿的？ “
同聲地回答。 “真的嗎？ ”教授笑著問。然後又從桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子從罐口倒下去，搖一搖又加了一些，直至裝不進了為止。他再問學生： “你們說，這罐子現在是不是滿的？ ”這次他的學生不敢回答得太快。最後班上有名學生小聲回答道： “也許沒滿。 ”
“很好！ ”教授說完後，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒進罐子裏。倒完後再問班上的學生： “現在你們再告訴我，這個罐子是滿的，還是沒滿？ ” “沒有滿。”全班同學這下學乖了，大家很有信心地回答。
“好極了！”教授再一次稱讚這些 “孺子可教”的學生們。稱讚完後，教授從桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿了的罐子中。當這些事都做完之後，教授正色問他班上的學生： “我們從上麵這些事情中得到了哪些重要的啟示？ ”
班上一陣沉默，一名自以為聰明的學生回答說： “無論我們的工作多忙，行程排得多滿，如果要擠一下還是可以多做些事的。 ”