但是，即使是用電子郵件來做廣告，也要記住這不是印刷，不需要是成千上萬張的一個麵孔，要盡可能隨對象而變化，使人感到很強的針對性；也要隨時、隨地有變化，使人永遠有新鮮感，不至於枯燥乏味，最終淪為垃圾。
（四）電子郵件禮儀與網上最佳溝通方式
還記得過去以精美打字寫成的正式商業書信嗎？還有總是以親切的聊天方式開場的業務電話？毫無疑問，電子郵件已經徹底地改變我們溝通的方式，不過以業務的立場來看卻未必是好事。的確，電子郵件傳遞的速度是其它書寫溝通方式所不及的。這也確實是和客戶與同事保持聯絡的經濟方式。但由於它的快速和廉價，所以可能不大受到重視。忽略郵件可能會讓您錯失生意機會或使得客戶不滿，甚至導致更嚴重的情況。
重要的不隻是信的內容下麵是幾個同類型行業間每天都會看到的一般電子郵件範例：一位潛在客戶在您的網站上看見有興趣的產品，因此寄來電子郵件，以取得進一步的信息。由於想要快點響應，您匆促地做出回複，然後立刻按下\傳送\按鈕。但您是不是應該多花點時間，給客戶帶來更好的印象呢？例如：您是否稱呼客戶的名字，並加上適當的問候語？在寄出信件之前，您是否先讀過一遍以避免錯誤？您是否做了拚字檢查？
糟糕的是，電子郵件溝通容易犯的錯誤往往不是實際內容不足，而是缺少風格。您寄出的訊息可能對收件者而言非常有用，但錯誤百出的信件很難顯露出其中數據的價值。例如，一項針對歐洲上班族的調查顯示，拚字馬馬虎虎的寄件人會給人負麵的印象。應該避免的電子郵件錯誤寄送電子郵件時的禮貌，和與客戶電話交談或親自拜訪客戶時的禮節一樣重要。電子郵件需要的禮節可能不同，但目的卻是一樣的。不同的是，對方在讀信時您並不會在場，所以您無法像在講電話或麵談時判斷對方的反應。按下\傳送\按鈕寄出信件後，就無法再改變您做出的意見了。因此，務必一次就正確表達，否則可能會導致客戶疏離而失去生意。下麵是一些基本的電子郵件守則：在與不認識或不熟悉的人溝通時，請使用較正式的語氣，包括恰當的稱呼語，並多使用對方的名字稱呼。MicrosoftOfficeOutlook2003withBusinessContactManager可以集中管理您所有客戶的賬戶資料，方便隨時使用，幫助整理聯絡人姓名和相關信息使用簡單明確的主旨行，精確地表達您郵件中的重點簡潔地表達出想要表達的內容使用方便閱讀的字型(某些研究顯示大小為10的Verdana或Arial字型都是最適於在線閱讀的字型)。在商業書信中最好避免使用複雜且具裝飾效果的風格為減少散播病毒的風險，最好寄送純文字格式的電子郵件，且不要在未獲得對方同意之前就夾帶附件。也別忘了更新防毒軟件。
MicrosoftOffice和Outlook2003具有幾種功能，可以幫助降低中毒的風險，以及避免受到帶有病毒的電子郵件影響使用電子郵件簽名或電子名片提供完整的聯絡信息，包括電話號碼和公司名稱將信件寄出之前，務必使用拚字檢查，並詳讀信件以檢查是否有文法錯誤或其它問題信中最好避免玩笑、隨意的評論和俚語等，以避免引起誤會當您收到真正寄件者(相對於垃圾郵件寄件者)的來信，即使無法立刻做出完整回複，也請在24小時內告知對方已經收到信件。
您可以使用MicrosoftOutlook2003中的\快速標誌\功能，依照優先級或時間敏感度標示郵件訊息如果您預計將會超過24小時無法使用電子郵件，請使用\郵件錄音機\自動應答功能在大多數情況下，電子郵件禮儀都隻是基本的常識運用。您很清楚在麵對麵舉行會議或電話交談時，要如何和客戶應對。隻要多花一點心思，加上一些有用的電子郵件工具(例如Outlook2003中的功能)，您就可以製作出表達善意和問候的電子郵件訊息，這樣一來您在業務上也能大有收獲。