5.認真清楚的記錄隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指
①When
何時
②Who
何人
③Where
何地
④What
何事
⑤Why
為什麼
⑥HOW
如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5WIH技巧。
6.有效電話溝通
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌。
粗率答複：“他不在”即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。
對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。
我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
對對方提出的問題應耐心傾聽；表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。
接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋數據或另行聯係之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並盡早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，盡快地寄達。
7.掛電話前的禮貌
要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，應有明確的結束語，說一聲“謝謝”“再見”，再輕輕掛上電話，不可隻管自己講完就掛斷電話。
三、如何處理預期客戶打進來的電話？
1.什麼是接電話的好時機？
最完美的時間，最專業的時間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來！如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來，一些客戶會認為你太憂慮了；如果你在電話鈴響了六到十六次，客戶會認為你不在意生意。
2.你的聲音給客戶應創造哪一種想象？
頂尖的銷售員接電話用有點興奮的聲音。他的聲音有些快樂的訊息，有些熱誠。如果你的聲音聽起來象晚期病人的聲音，保證客戶不會想和你見麵。這也是為什麼你要在第三個電話鈴響響接起電話的理由之一，因為在第一響時，打斷了你正在做的事情，把你的心緒理清，把你自己的意識提高起來。這是簡單的小計謀。不管你什麼時候聽到電話鈴聲，暫停你手上的事情，立刻閃爍出心靈的想象。
3.承認他人的興趣
讓給你來電的人告訴你他為什麼打電話來。他或她可能會拒絕你的廣告或者問你一些關於特殊項目的事情。你可以這樣回答：“是的，先生（女士），我們已經接到好多電話詢問我們的新產品，我們真的很高興。”然後你繼續下一步。
4.為名字總結
一個頂尖的推銷員為了許多原因，盡他的力量得到打電話來的人的名字。其中一個理由是因為這樣非常有助於與來電的人建立聯係。
如果你能用名字叫出他們，最好得到名字的方法很簡單，但正確的話語十分重要，如下：當你回到線上，說：“謝謝你的等候。”通常用禮貌來讚揚他們的耐心。然後說：“我是……”把你的名字報上去。
停下來一下子，你的來電話的客戶可能會立刻報上他的大名。但是不要嚐試用等待逼他說——隻是給他一個機會說出他的名字，如果他那時覺得自然，他會說出來，如果沒有，那就回到原來的溫柔和信心的語調說：“請問我可以知道您是哪一位嗎？”你總是可以知道他們的名字，如果他真的對你和你的公司有興趣，而在詢問購買的問題。
5.“刺蝟豬技巧”——用問句回答他大部分問題，引導他們會麵。
你所要的會麵機會可能需要你去他們家裏，可能意味著他們到你的展示或陳列區域去看你公司的產品，也可能是去客戶的辦公室，不管怎樣，你都必須去赴約。當客戶電話來說：“你們的複印機可以打折嗎？”
一個頂尖的推銷員不會回答這個問題的有或者沒有。而是他可能說：“那一型的複印機正是你要買的嗎？”“是的，正是那種。”
“好，我今天或明天可以跟你多談一點，你要來我們的展示間還是我到你那裏去？”這是一種“刺蝟豬技巧”。
6.當約定約會時間時，要重複告訴客戶所有的細節。
當你約會時，什麼事情都可能發生，他們不是完全忘了，就是不能確定你在哪裏。他們可能忘記會麵時間，可能不記得你的名字，這就是為什麼要在約會時要確認好幾次的原因。注意請他們寫下適當的細節。如：“你有沒有隨手的鉛筆？我想要你寫下一些適當的細節。”
適當的細節包括銷售員的姓名、他公司的地點、地址、時間、及任何來電者需要聯絡你資料。
四、吸引注意力的電話銷售開篇