三是深入與淺出的關係。領導講話，通常是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，隻有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易於接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要用寬廣的知識麵和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白又通暢，撰稿人必須要具備一定的科學知識素養，平時要注意積累各學科的知識，並在實踐中注意培養自己的靈感與悟性。其次，掌握語言的技巧也是一個非常重要的方麵。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，並且能夠在起草中靈活地應用，這樣就會使領導講話有理又有據，生動而有趣。更加地吸引聽眾。
三、起草領導講話應注意三個問題
一是避免雷同。領導者在會議之上應邀講話，常常會遇到許多位領導人講同一個話題的問題，假如在這種情況下再重複講的話，肯定就會使聽眾失去聽下去的興趣，會場上將會產生無人關注的局麵。起草人員應該預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，這樣就可以使領導講話既全麵又獨特，緊緊抓住觀眾，從而收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席並講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很有可能重複。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般情況下來說，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方麵下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是如果要適當變換議題的角度的話，那麼就用獨特的角度來看待一些問題、闡發現觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重複的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，從大多數角度來展開同一主題下的不一樣的論述，便於使領導講話獨具色彩而富有一定的效果。
二是獨樹風格。在領導講話的時候最禁忌的千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異於他人的品格，異於他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式與方法，不可能千人一麵。假如整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那麼聽眾的感覺便始終處於麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。時常有這樣的事發後，一旦有人問起文章裏的幾句話的時候，起草人就會說，這句話是誰說的，那句話是誰說的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，很顯然講話成了拚字遊戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前一段工作、根據上級指示提出要求。長此這樣下去，便形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，其實不應拘於一章一法的限製和束縛。講話的時候一定不應當有固定的章法，應隨講話的內容和場合而進行隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著非常大的關係，這樣既可使講話更富有生氣，富有一定的感染力、號召力，它是語言表述中的一個極為重要的一方麵。這完全是由於領導人的性格，職務等特點，語言習慣的不一樣，講話風格也必然是各具特色。
三是要適當調劑。由於會議的不同，因此領導的講話也會有長有短，如果是遇到內容比較多的講話，一般來講不管是講話人還是聽話人都會感到疲勞，精力往往不會像開始的時候那樣集中，特別是到會議最後結束的時候，其中最主要的東西已經完全講完，聽眾的情緒開始鬆弛下來，台下有人開小會，有的人收拾東西正當準備走的時候，那麼這樣的講話就需要調劑情緒和一些氣氛，當然需要興調劑情緒了。對於這一點，撰稿人也要預先考慮到的那就是，適當地在較長的談話之中增加一些“調劑品”，從而激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因為聽眾的不同而變化，有時用在開頭的上麵，有時則用在中間，有時用在結尾。講話也就是興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒其調劑藝術來使領導講話從開始到結束始終保持活力與一定的吸引力。
會議講話時適當控製時間的長短
在1793年那段時間裏，對於華盛頓總統就職時上台時的演說，僅僅隻用了135個字。林肯著名的葛提斯堡演說隻有10個句子。他的演說重點突出，一氣嗬成。而當時的主持者艾弗萊特則語言嘮叨，內容龐雜，與之形成鮮明的對比。艾弗萊特自歎弗如，次日他寫給林肯一封信說：“每次我用了兩個小時之後，總算接觸到了你所闡明的那個中心的思想，而你也隻用了兩分鍾就能說得清清楚楚的。”顯而意見林肯駕馭語言功力之非凡。他的演說辭僅600餘字，從上台到下台還不到3分鍾的時間，卻贏得了15000名聽眾經久不息的掌聲，並且在當時一下就轟動了全國。當時報紙評論者說：“這篇短小精悍的演說是無價之寶，感情深厚，思想集中，措辭精練，字字句句都很樸實、優雅，行文完美無疵，完全出乎人們的意料。”因此，其手稿被收藏於國會圖書館，演說辭已被鑄成金文，放在牛津大學，作為英語演說的經典範例。
在1984年的一天，當選法國總理的洛朗？法比尤斯發表的演說；更是短得令人出奇，有人描述道：“還沒等人們醒悟過來，新總理已轉身回辦公室去了。”演說詞隻有兩句：“新政府的任務是國家現代化，團結著法國人民。為此要求大家保持出一顆平靜和表現出決心。謝謝大家。”言辭委婉，內容精練。真可以說是所謂“獨具心裁。”
在曆史上美國萊特兄弟的“一句話演說”一直為人叫絕。在成功地駕馭動力飛機飛上藍天之後，人們在法國舉行的一次歡迎酒會上再三邀請哥哥威爾伯演說，他即興地說：“據我們所知，鳥類中會說話的隻有鸚鵡，而鸚鵡是飛不高的。”這一句話所韻含的哲理，從而博得了當時台下的參加會議者的人們長時間的鼓掌。
從以上事例說明，會議或演講並不是時間越長越好，相反，短小精悍的會議或演講更具有藝術魅力，效果更佳。
某個生理學家通過實驗研究發現，大多數人在聽報告或講演時，精力集中的時間長度在30分鍾左右，而最佳狀態卻隻有15分鍾，且時間的長度與年齡和健康狀況有關，身體強壯的青壯年這個時間會稍長些，老幼體弱者則要短些。所以，有效的會議時間應該是控製在30分鍾以內的，但不要時間太長。
假如我們要做到這一點的話，首先還要求我們的講演者（或文秘）忍痛割愛，大刀闊斧地刪除講稿中的那些廢言贅句，給“臃腫”的演講稿“抽脂減肥”，使講稿主題鮮明、重點突出且言簡意賅，最大限度地提高講稿的語言文字的信息量。在當今的時代裏，人們的生活節奏在大大增加，人們不喜歡那些穿靴戴帽，繁雜冗長、繁文縟節的空話或者套話。演說要達到簡潔、明快，就要千錘百煉，從而使自己的詞彙更加豐富、思路清晰。這是由於詞語欠缺，表達必詞不達意、羅嗦幹癟；思維模糊，表達必語無倫次，枉費口舌。高爾基曾說：“簡潔的語言中隱藏著最偉大的哲理。”文才燦爛的法國作家福樓拜，堪稱是錘煉語言的楷模。在有一次，他為了尋找恰當的四五句話，足足花了一個月時間。福樓拜為錘煉書麵語言嘔心瀝血，因而達到了爐火純青的地步。這對發表演說是頗有啟示的。在演說中，務必要學會長話短說，要“篩選”、“過濾”出最精辟的、恰如其分地表情達意的詞句，盡可能以精煉的語言表達出深刻的內涵。美國學者多琳。安森德。圖爾克穆忠告訴人們說過這樣一句話：“如果你還沒有想好用哪個詞最合適，那你就幹脆別開口。”
其次，就是要求我們的領導幹部不斷地提高自己的演說能力，用清晰準確的語音、宏亮貼切的語調和節奏流暢的語速，熱情洋溢、聲情並茂、情理交融、娓娓動聽地進行侃侃而談，盡量要做到說的比唱的還好聽，送給聽眾以美的享受。
再次，會議要經常及時地開，不要等問題堆積起來的時候才來集中開會解決。要盡量開小會、短會，特別要注重會議的實效性。
對於年初的工作動員、年底的工作總結以及政府工作報告之類的大會，開會的時間最長也應控製在30分鍾之內，並將會議主題濃縮成簡短的幾句“標題式”短語（100字內），以便宣傳貫徹。要知道，能記住萬言長篇的人畢竟隻是極個別記憶天才，大多數人在經受了個把小時甚至於數小時的“語言轟炸”後，已經頭昏腦脹，記憶模糊，並且能從長篇大論中總結歸納出主題思想的人不多，因此對於我們篇末點題是非常重要的。
在這些問題以外，簡短的會議在給與會者產生輕鬆活潑感覺的同時，也給他們帶來快樂的節奏感和貫徹落實會議精神的緊迫感。試想一下：報告人或演說者可以就某一或者兩個問題海闊天空地侃上數小時，這種工作作風本身就是極其低效的，實際上給了與會者“此事並不急”的暗示，會議效果就會大大降低。
所以，精煉講稿是提高演講能力，把會議開得既簡短而且又具有生動活潑，同時在會議末端以標題式的語言點題，那麼就可以成為我們開好各種會議的準則。