各州郡的中正一般都是由現任官員出任的，而且其品第相當高，基本上都是由二品擔任，偶爾也以三晶充任，因為隻有中正的品第高，才有資格去品評他人。各地中正多由本地人擔任，因其熟悉當地土人情況，便於標定品級。
中正官在具體執行過程中，隋三省六部製簡表向朝廷提供本籍土人的資料有3項：一是家世，稱作“簿閥”或“簿世”。家世的尊卑與品第的高低必須相符。凡一貫望族其品必高，寒門庶族其品必卑。若祖父不是官吏，則很難人品選。正因為重門第家世，譜牒成為專門學問。二是狀，即士人道德才能的總評語。《晉書·劉顏傳》雲：“名狀以當才為清，品輩以得實為平。”北魏肅宗時，吏部尚書崔亮對此評論說：“昔有中正，品其才第，上之尚書，尚書據狀，量人授職，此乃與天下群賢共爵人也。”可見狀是吏部授職的依據之一。三是品，即參考家世、狀評定的品第，共分為9等。但是，這裏的品並不是官品，而是指鄉品，即基層評定意見。一旦求得了鄉品，也就取得了人仕的資格。對於鄉品，每3年調整一次，“其有言行修者，則升進之，以五升四，以六升五；倘或道義虧闕，則降下之，或自五退六、自六退七”，稱作“清定”。《晉書·石季龍載記上》載石虎詔曰：“三載考績，黜陟幽明，斯則先王之令典，政道之通塞。魏始建九品之製，三年一清定之，雖未盡弘美，亦縉紳之清律、人倫之明鏡。”可見，“三年一清定”已成製度。
最後，中正官將晶第士人的有關材料造成表冊，送交司徒府，以供吏部選官參考。通常是官位尊卑與品第高低必須相符，即上品者任高官，下品者任卑職。升官要同時升品，而降品即等於免官。應該指出，中正評定人物優劣的“九品”與表示職官品秩高下的“九品”是兩碼事。前者指的是“人品”，後者指的是“官品”。例如：晉代縣令的最高品秩是六品，而擔任六品縣令的人，其中正品第則為三品(個別有以中正四品者擔任的)。
魏晉時期，負責選任官吏的官員有內外官之分。《通典·選舉二》載：“晉依魏氏九晶之製，內官：吏部尚書、司徒左長史；外官：州有大中正，郡國有小中正。若吏部選用，必下中正，征其人居及父祖官員。”吏部需要選用官吏，則由州郡中正負責推薦，將各品第人物的詳細情況上報吏部，由吏部授予職務。
中正的主要任務是評定人物，還有委任州主簿以及其他州屬官的權力。“大中正選州裏才業兼主簿、從事迎刺史。”
九品中正製的官職任用
九品中正製的任用是依據中正官所評定的品第，分別授予不同的官職。
9個品級中，上上為第一品，但一般沒有人被評為“上上品”，所以實際上隻有8個品級，而“上中”就成了第一等品級。魏晉南北朝時期，又把這實際上的8品級分為上、下2等，以“上中”即二品為上等、上品，其餘都是下品，也稱“卑品”；有時也偶爾把三品即“上下”歸入上品。
魏晉南北朝的品第並非隻是一種褒貶的虛名，它與人仕有著不可分割的關係。一般情況下，品第與官職相互吻合，品第高則職位高，品第低則職務低，降晶就要降官或免去官職。
二品為上品，所授職務與三品以下完全不同。根據有關兩晉的史料，凡俸祿在2000石以上的官，其品第必須是二品。這就是說，州郡長官一般都是二品。上品士人的政治特權不僅表現在仕途上，同時也表現在其他一些方麵。例如：二品士人有資格參與選舉中正官，司徒任命中正時也要聽取上品士人的意見。
三品至九品皆為下晶，但各級仕進也各不同。就一般情況看，三品至五品可充任縣令一級的官職；其餘各品士人或任州縣小吏，或為公府掾屬，地位既低，又很難升遷。下品士人升遷官職也不乏其例，但升了官必須同時升品，魏晉時下品升為上品尚非易事，南朝時則已絕無僅有了。因此，下品士人欲仕途通達，隻有從軍立功一條路。
九品中正製將人分為9等，以為授職的依據，但在選授官吏時則還需要一些具體的途徑才能實現，這些途徑基本沿用兩漢察舉、征辟等方法。這時期的察舉一般隻有孝廉、秀才兩科，南朝時增多了明經科，而且不用考試對策。這時的察舉一般都依照已經評定好了的品級予以推薦，被察舉的基本上屬於上品，他們憑借著品級門第高而獲得官職。被征召的也多為上品士人，下品之士則與之無緣，隻能辟除為公府或州郡官府內的小官小吏。