電子函件係統是通過計算機網絡來傳遞函件的一種信息服務係統。
早在20世紀70年代末，出現了將數據處理技術和通信技術融為一體的趨勢。它的推動力來自一些計算機用戶，他們為了更快更方便地進行數據處理，開發出一種稱為“鏈接工具”的設想，目的是讓計算機係統的兩個用戶終端處於連鎖狀態，使雙方用戶能彼此看到對方輸入的信息。這種工具，曾為用戶提供交換短消息、實現某些網絡管理功能等服務。有些計算機係統用戶，還開發出“郵箱工具”，使用戶能以聯機的形式，把短消息發送給同一係統的其他用戶，或發送到尚未聯機的用戶空間。
我們把這種以計算機為基礎的消息處理係統，稱為電子函件係統。
70年代後期開始迅速發展的各種局域網，使電子函件係統的使用範圍迅速擴大，而且成為局域網的重要應用之一，在局域網收發電子函件雖便宜，但覆蓋範圍有限。1972年，阿帕網的研究人員實現了遠程終端訪問、文件傳送、資源共享和其他應用，為電子函件係統奠定了技術基礎。
1980年，英國郵政總局開辦了一項為“國際郵件傳真”的電子函件業務，它還提供通過美國通信衛星公司的國際聯機服務。
次年，英國郵政係統開始利用計算機網進行傳送電子函件的試驗。
1984年，國際電報電話谘詢委員會為以存儲轉發方式為基礎的電子函件係統製訂出標準。
電子函件係統擴展了現有傳真、電話等通信手段的通信功能。由於采用了數字傳輸技術，它的保密性比傳真好，而且通信速度快，“郵費”隻需傳真通信的十分之一。發一封電子函件，隻需幾十秒，對方就能收到函件。
電子函件可以是通常的文稿，也可以把存儲在計算機內的數據、圖形或融聲音、畫麵於一體的多媒體信息，迅速傳遞給收信人。不過，發信人應在電子函件中心申請一個或幾個電子信箱，然後就可以在電子函件係統中任何一台計算機上，同時向一人或許多人發送電子函件。收信人可在自己認為方便的時候，在此係統的任何一台計算機上，隨時“打開”自己的“信箱”，查看其中是否有函件，可以隻讀摘要，了解函件是誰在什麼時候發來的，也可全文讀取信息。在收函件的同時，還可以方便地把此電子函件存儲或轉發給其他收信人。
1997年5月，中國開通全國漫遊尋呼的中國聯通尋呼公司等單位，聯合推出一種電子函件尋呼服務。它可把進入因特網的電子函件的內容直接打到用戶的尋呼機上，用戶在全國任何一個地方，不必定時打開電子信箱，就可知道是否收到電子郵件。