要素不全。《條例》規定，簽發公文應當簽署意見、姓名和完整日期。但實際工作中經常出現隻批意見不簽名、姓名不寫全、未寫完整日期等情況，這都會影響公文的效力和有關責任的認定。有的簽發人不簽署明確具體意見，或是簽上“請按有關規定辦理”等模棱兩可的意見，《條例》明確規定“圈閱或者簽名的，視為同意”，從製度上保證誰簽發誰負責。
格式不規範。有的簽發人位置錯誤，有的簽發意見未寫在公文辦理單的簽發欄；簽發人文字難認，龍飛鳳舞或過於簡化。有的領導同誌簽字過於潦草，下級單位在收到其批示後無法認清認全。有的筆墨不合要求，沒有按要求使用鋼筆、毛筆、簽字筆和耐久的碳素墨水、墨汁，而是使用不利於歸檔保存和利用的鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等。
二、公文的封發
公文的封發要做到準確、安全，書寫信封要清晰、規範。發文主要是向外發出的，需要經過嚴格的登記才能發出。登記主要是用冊簿式，登記的內容主要包括順序號、發文日期、發文文號、標題、附件、份數、發文對象、簽發單位、歸卷時間、備注等方麵。
文件一經登記，便可以發送於接收單位。封發時，一般要寫收文單位的機關或辦公室收，因此，在進行裝封發送時，一定要寫清收文單位的地點、名稱，還可以寫明“某某親啟”等形式。如果是需要收回的文件，也一定要標明收回日期，以便於按期收回。
切記張冠李戴，把寄給A的公文寄給了B；裝袋前翻閱一遍，防止文件印製中出現錯誤。機關單位、領導人員名單在調整或過渡時期，要注意核準。
三、公文的歸檔
公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯係、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和查找利用。檢查驗收時要看歸檔公文材料有無重複，對內容有重複的合並整理；保管期限是否準確，不同保管期限的是否分開整理。移交工作完成後，公文就正式轉化成為檔案。
國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》第三十八條、第五十二條規定：“個人不得保存應當歸檔的公文”“工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退”。
因此，無論是來自上級、本級或下級的文件，其所有權屬於受文的機關本身，這個機關的工作人員對文件有使用權，但不歸屬個人。工作使用完畢的文件，要及時歸還文秘部門，不得長期滯留不交，更不準想方設法變為己有。
領導幹部對外出參加會議或直接與外界商洽工作或下級徑直報給自己的文字材料，除極個別的特殊情況外，一般要交公文管理人員進行登記；如確因工作需要放在自己手中保管一段時間的，要辦理借用手續，不要私存文件，更不準背著文件管理機構私下建立“小文件櫃”。幹部調動工作時，要將手中使用的文件全部交給公文管理部門，不得私自帶到另一新的單位。
要素不全。《條例》規定，簽發公文應當簽署意見、姓名和完整日期。但實際工作中經常出現隻批意見不簽名、姓名不寫全、未寫完整日期等情況，這都會影響公文的效力和有關責任的認定。有的簽發人不簽署明確具體意見，或是簽上“請按有關規定辦理”等模棱兩可的意見，《條例》明確規定“圈閱或者簽名的，視為同意”，從製度上保證誰簽發誰負責。