（九）接待和報到
外地代表到達時，應安排工作人員到車站、碼頭、機場接站。
到駐地後，持通知書到大會報到處報到。報到處接待人員應禮貌接待，驗看有關證件後即安排食、宿，登記聯係的地點、方式、並發給證件、文件等。
報到人數至少每天向秘書處彙報一次。
三、會議中的禮儀
大會開幕，會場內外還有大量工作要完成。各部門要按照分工開展工作，保證會議順利進行。
（一）簽到
代表進入會場要履行簽到手續，以便統計人數和憑證明入場。
小型會議，可以在入口設簽到處，代表入場時，先在簽到簿上簽上姓名，即表示到會。
大中型會議不用這種方法簽到，否則會造成人口處擁擠、混亂。一般可采取事先發簽到卡，代表在入口處，把簽到卡交給簽到處工作人員，即表示簽到。
統計人數要準確、及時、迅速、隨時準備領導詢問代表到會情況。這項工作看似簡單，實際要搞好是很不容易的。比如領導詢問到會幾個人，正式代表到了幾人、缺幾人，就不那麼容易統計了。
簽到統計工作有兩種方法：
1.簽到工作人員事先把代表座位的分配情況——代表座次取來，簽到時，收了簽到卡後，按排、按號進行銷號處理，這樣便可以隨時掌握實到、缺席人數和姓名了。
2.如果隻要求人數，就隻點簽到卡的數量便可以了。
（二）安排發言
大會發言要事先排定人選和次序，秘書處可以提出初步意見，請領導確定。
確定發言人應注意三個平衡。
1.領導人之間的平衡。高一級領導或主要領導的發言，如果是開幕詞，動員性的、啟發性的，應安排在第一發言。如果是總結性的，綜合性的，則放在最後。如果是討論發言，座談發言，應交叉安排，以使會場更生動活潑。
2.單位平衡。發言單位的選擇，應首先注意典型性，其次才照顧單位與單位之間的平衡。
3.內容平衡。發言人的內容應都是圍繞一個主題內容，不同內容安排在一起不便於集中思考和會後討論，因而效果不好，如果內容屬同類，可以隻安排一個人發言。
（三）記錄
會議記錄是對發言內容進行的客觀文字記錄，以便進行分析、研究、綜合、整理，它是會議簡報、紀實、決議的主要依據。因此，一次重要的會議，都應當有專人記錄。
會議記錄有的使用專門印製的會議記錄本，有的是一般的筆記本，不論哪一種，都應當標明：會議名稱、時間、地點、出席人、列席人、缺席人、主持人、發言人和記錄人。
記錄分詳細記錄和摘要記錄，記錄要真實、準確、完整，摘要記錄也不要把發言的重點內容、基本主題漏掉。
（四）選舉
大會如果有選舉議程，應當倍加慎重，因為選舉是實行民主、平等的一種重要形式，是代表們行使權力的具體體現。
1.準備選票
事前應核對具有投票權的人數，弄清候選人的名單，然後印製選票。選票應印兩套，其中一套作為第一次無效時備用，選票應蓋上秘書處印章，由專人密封保存。
2.投票
根據投票人的多少，準備投票箱，人數多的會議，投票箱按區分設，要事先劃定投票路線和投票順序；為了避免混亂，在開始投票時可由一個人進行引導，引導每一排排口上的第一人走上投票路線。
在票箱前要有大會推選監票人監票。投票前，大會主持人要講清楚投票注意事項。
3.選舉統計
打開票箱後，先核對投票張數與發票張數是否一致。多於發票數的，則為選舉無效，應重新投票。每一張票有效、無效，按大會規定統計。
（五）服務和保衛
1.音響裝置要反複調試，音量、音質調到最佳位置。
2.做好茶水供應。
3.主席台座位要放置小毛巾、鉛筆、紙張。
4.會議內外要安排好安全保衛工作。
四、會議外的工作禮儀
在會期較長的情況下，如幾天、十幾天，除以上會場上的工作外，會議組織者（主要是秘書處）在會場外還有某些工作要做。如；
（一）統計人數
大會開始後，即應精確地統計人員：原計劃人數、通知人數、報名人數、參加每次會議人數、每次會議缺席人數、投票人數等。
還應統計缺席人員的姓名、原因等。
（二）編發簡報
會議期間，為了互通情況，還要編發簡報。
編寫簡報主要依據會議記錄來擬寫，簡報應意簡言明、印發迅速、及時發給各位代表。