歡迎詞、歡送詞和答謝詞的寫作格式，包括：標題、稱呼、正文、結尾四個部分。
標題，可以直接寫“歡迎詞”，也可以把致辭的時間、場合、迎送的人物寫入標題，如“在國慶招待會上的歡迎詞”、“在歡迎XXXX總統宴會上的講話”、“在告別宴會上的答謝詞”等。
稱呼，在標題下一行頂格寫，稱呼要寫明名字和職位。名字的寫法要注意對方的習俗。在職位後麵，一般還要加上“閣下”、“先生”、“同誌”等。為了表示尊敬，在稱呼之前還可以加上如“尊敬的”等詞語。
正文，一般可分為三段。第一段，寫時間、背景、場合、情緒和歡迎（送）的祈願等。如“今天，在山清水秀、景色宜人的XXXX，嘉賓雲集，歡聚一堂。我們XX市XXXX交流會隆重開幕了。在此，我謹代表XXXXXX並以我個人的名義，向光臨大會的各位嘉賓，表示熱烈的歡迎和衷心的感謝”。
第二段是主體，主要寫：會議的目的、意義、願望，主人的態度、承諾，或寫所迎送客人的貢獻、作為，以及對客人的評價、讚賞等。第三段寫希望、決心、祝願等。如果是答謝詞，應當表示一下對主人的感謝。
結尾，用熱情洋溢的話語，或表示感謝，或表示祝賀，或表示歡迎（送），或表示惜別等，最後用“謝謝”結束講話。
歡迎詞、歡送詞和答謝詞的寫作要注重感情熱烈、尊重對方、講究禮儀、表達真切。由於是用在隆重場合的朗誦文稿，所以，文字要講究文采，句型較短，表述生動，更要注意連貫流暢，朗朗上口。
五、祝酒詞、賀詞
在規格較高的正式宴會上，主人要致祝酒詞。在一般小型私人聚餐時，也要在飲酒之前說幾句表示祝福、感謝、希望的話，表達自己的心意。在宴會上，通過祝酒詞，可以進一步溝通感情，融洽氣氛，使宴會取得更好的效果。
正式的祝酒詞一般有四部分：標題、稱呼、正文、結尾。
標題，可以隻寫“祝酒詞”即可。也可以在前麵加上在什麼場合等文字，如“在歡迎XXX代表團宴會上的講話”。
稱呼。祝酒詞的稱呼往往要照顧全麵，還要更顯親切。稱呼按先外後內、先高後低、先女後男、先遠後近的順序排列，盡可能照顧周到。具體的寫法可參見本節“歡迎、歡送詞”。
正文，可分三部分寫。第一部分表示歡迎、歡送、問候、感謝等。第二部分是主體部分，要寫實質性內容。如雙方的合作、友誼，會談、會見的曆程、成果、發展，意義或對對方態度的稱讚、感謝等。還可以對對方的成就和一貫的友好態度等給以肯定和讚譽。第三部分寫祝願、希望。最後提議為XXXXX幹杯。
寫祝酒詞，要根據對象、場合、雙方關係的融洽程度，以及此前相關事務進展等情況考慮措詞。一般都應當顯示出熱情誠懇、感情充沛、隨和輕鬆的態度，如果能恰當地使用幽默的語言，更會使宴會氣氛更加輕鬆、活躍。但要注意對方的習俗、禁忌。祝酒詞雖然可以隨和自由，不那麼嚴肅、刻板，但輕鬆談笑中，仍要避免失禮、失態。
六、訃告、悼詞
訃告
訃告和悼詞是辦理喪事所使用的一種應用性文體。訃告也稱訃聞、訃文、訃音，是用來廣泛告知去世者的親戚、朋友、同事，甚至社會各界等的文體。訃告由去世者的單位、治喪委員會或親屬製發。訃告可以登報、張貼、送達。
訃告的寫法。一般性訃告標題寫“訃告”即可。公告式的訃告可在訃告之上寫上發布訃告的單位。如“XXX同誌治喪委員會公告”等。
正文先寫逝者的身份、姓名、逝世原因、逝世的詳細時間、地點和終年歲數。第二部分寫逝者的生平。普通人士可以不寫。第三部分，寫開追悼會或遺體告別儀式的時間、地點。如不舉行儀式也需聲明。公告式的訃告往往還寫句表示祈願的話如“XXX同誌永垂不朽”等。
訃告的落款寫發布訃告的單位名稱。如果是逝者家屬，應寫上姓名。還應在姓名後寫“哀告”、“泣啟”等，以示哀傷。
【例1】
訃告
先父XXX，於公元XXXX年XX月XX日XX時XX分因病醫治無效在XX醫院逝世。享年XX歲。茲定於X月XX日上午X時在XXXX舉行遺體告別儀式。謹此奉聞。
哀子XXX泣告
【例2】
訃告
原XX市XXXXXX（單位）XXXX（職位）XXX同誌，因病醫治無效，於XXXX年X月XX日XX時XX分在XX醫院辭世。享年XX歲。XXX同誌追悼會，定於XX月XX日上午X時在XX殯儀館舉行。遵照XXX同誌遺願，一切喪事從簡。
特此訃告
XXX同誌治喪委員會
XXXX年XX月XX日
悼詞
悼詞是緬懷、悼念逝者，對逝者表示哀悼、敬意的專用文體，也叫誄辭、哀辭、吊文、祭文。悼詞有廣義、狹義之分。廣義的悼詞指一切緬懷、悼念逝者，對逝者表示敬意的文章。狹義的悼詞是專指用來在追悼會上進行宣讀的文字。
悼詞的寫法。標題，一般寫“悼詞”二字即可，也可以寫為“在追悼XXX同誌大會上XXX同誌致的悼詞”、“在XXX同誌追悼大會的悼詞”等。
正文，可以分五層意思來寫。
首先寫大家懷著悲痛的心情悼念什麼人。
第二層意思，介紹逝者的身份、職務等，逝世的詳細時間、原因，享年多少歲。
第三層意思，介紹逝者的籍貫、出身。然後依時間順序追述逝者的生平簡曆。
第四層意思，介紹逝者一生的主要貢獻、功績、榮譽，稱頌逝者的高貴品格，還可以舉一兩個具體事例，增加文章的深度和感染力量。然後給以恰當評價。
第五層意思，指出他的逝世帶來的損失、影響。表達對逝者的沉痛悼念，號召大家學習他的高尚品德；精神，激勵大家奮發向上，化悲痛為力量。
最後用“XXX同誌安息吧”、“XXX同誌精神永存”、“XXX同誌永垂不朽”等祈辭結束全文。
落款，寫致悼詞的個人或單位，以及年月日。
悼詞是用來在特定場合朗誦的，所以在寫作上要注意，介紹生平事跡要實事求是；稱讚評價要恰當得體；語言要誠懇真摯，飽含深情，聲韻和諧，講究文采。