1.知識結構
職業指導人員的知識結構主要包括三部分，一是職業指導的基本理論知識，二是與職業指導密切相關的學科的知識，三是有關職業指導活動的知識。
職業指導的基本理論知識包括職業指導的概念、原理、職業指導的曆史發展、職業指導的作用，職業指導的原則，以及職業指導的工作內容和工作方式。職業類別差異和個體差異是職業指導的兩個基本理論基礎，因此，職業指導人員必須熟悉職業分類知識和個體差異知識。
職業指導作為一門新學科，具有多學科交叉的特點，其中最為密切的是社會學、人事及勞動管理學、行為學、經濟學、統計學、倫理學、教育學、德育學、政治學、社會心理學、傳播學、個性心理學、發展心理學、心理測量學等。
前邊談到，學校的職業指導本質上是一種教育活動。從教育的角度看待職業指導的地位與作用，把職業指導視為一種教育行為，有助於我們認識職業指導的本質。因而學校的職業指導工作者必須掌握與教育有關的知識。而社會上的職業指導從某種意義上說是管理的成分更多一些，有必要多了解一些管理學方麵的知識。
職業問題是社會問題，對社會的全麵深入了解是職業指導的前提。進行職業指導的研究、職業分類、職業分析、職業預測都需要運用社會學的觀點、方法和手段，因此，社會學知識，社會調查方法是職業指導者所必備的。
職業指導麵向社會、麵向個人，職業指導人員需要研究各類人的心理，研究他們的態度和行為。因此，職業指導人員隻有掌握了心理學與行為學方麵的知識，才能提高工作的效果。
此外，職業指導無論是收集職業信息，還是發布人才的供求信息都需要充分利用各種傳播媒介，所以了解傳播類學科知識也是非常必要的。職業指導人員必須根據自己具體工作需要，對有關學科進行廣泛涉獵。
有關職業指導活動方麵的知識。主要包括了解國家有關政策法規、各類職業指導的工作程序、方法和特點。職業與專業方麵的經驗以及禮儀儀表等方麵的知識。
2.能力結構
職業指導人員的能力結構與其知識結構一樣，也是由一係列彼此關聯的能力所構成的。當然，這並不是說要求每一位職業指導人員都必須具備能力結構中的所有能力。因為職業指導工作是一種群體工作，實際工作過程中，往往是一個職業指導人員從事某一部分職業指導工作，而非承擔從理論研究到具體指導、谘詢的所有工作。對大多數職業指導人員來說，隻需具備從事職業指導工作的一些基本能力就可以了，主要包括以下幾個方麵。
第一，表達能力。職業指導活動不論是傳遞信息、介紹職業，還是推薦人才、職業谘詢，都要借助於職業指導人員的各種表達方式，因此，需要職業指導人員具備較強的表達能力。表達能力包括文字表達能力、口頭表達能力、圖表表達能力、數據表達能力以及動作表情等非言語表達能力。這些能力都是職業指導工作特點所要求的。表達能力的培養，關鍵在於提高表達的準確性、鮮明性和生動性。準確是對職業指導人員表達能力最基本的要求，沒有準確的表達，就不能正確地傳遞信息，也就無法達到指導的目的。表達鮮明、生動，才能吸引人、打動人、說服人，順利地完成職業指導工作。
第二，分析判斷能力。分析與判斷都是思維的基本形式。人們認識、理解和解決問題都是從對事物的分析開始的，在分析與綜合的基礎上對事物作出肯定或否定的認識。職業指導人員麵對複雜的社會現象和零亂的信息，必須進行綜合的分析和思考，對各類信息進行加工整理，去粗取精，去偽存真，從中找出有價值的信息。也隻有具備較高的判斷能力，才能把握社會職業及個人的狀態，把握職業心理、職業選擇行為的發生、發展、變動過程和趨向。
第三，交往能力。交往能力是衡量一個現代人適應開放社會程度的標準，也是職業指導人員必須具備的能力之一。職業指導活動是廣泛的社會活動，其從業人員的交往範圍也是十分廣泛的，這就要求其從業人員懂得處理人際關係的方式方法，掌握與人交往的技巧，從而廣結良緣，建立起緊密的關係網絡，隻有這樣，才能提高職業指導的有效性。缺乏交往能力，往往會人為地在自己與社會之間築起一道心理屏障，不但影響獲得或傳播信息的量，而且也影響信息的質。交往能力具體表現為：善解人意、以誠相待、謙虛禮貌、廣交朋友、努力擴大自我的開放區域，做一個胸懷坦蕩的人。
第四，職業指導實踐能力。這裏包括職業谘詢能力、職業介紹能力、調查統計能力、職業測驗及其解釋能力、操作計算機的能力、推薦他人的能力等，是職業指導工作人員順利完成職業指導工作所必備的專業能力。職業指導是實踐性很強的工作，它與解決求職者和用人單位的具體問題相聯係，這就要求其從業人員具有豐富的工作經驗，這種經驗可以在具體工作實踐中獲得，也可以通過特殊的職業指導培訓來獲得。