一個高績效的下屬，必須要做到迅速整理文件並挑出重點。如果做不到這一點，再漂亮的模樣也不能在公司裏待得長久，即便領導是把你當花瓶來養著，同時也需要你做到最起碼的工作，擔負起最起碼的責任才行。
每日都有備忘錄
《有效的經理人》一書中寫道：“我讚美徹底和有條理的工作方式。一旦在某些事情上付出了心血，就可減少重複，開啟更大和更佳的工作任務之門。”
工作無序、沒有條理，必然會浪費時間。試想，如果一個搞文字工作的人資料亂放，本來一天就能寫好的材料，找資料就找了半天，豈不是浪費時間？
西方一些“時間管理”專家運用電子計算機作了各種測定後，為人們支配時間提出這樣一條建議：“整齊就是效率。”他們比喻說：“木工師傅的箱子裏，各種工具排列有序，不同長度的釘子分別放好，使用起來隨手可得。每次收工時把工具放回固定的位置同把工具胡亂丟進箱子裏所費時間相差無幾，而效果卻大不一樣。”
工作有序，就應把自己的工作任務清楚地寫出來。
當你麵對繁多的工作理不出頭緒時，備忘錄就成了非常重要的東西。每日做好備忘錄，能幫助你更好地分配時間，完成自己的工作任務。
“每日備忘錄”是你想記卻又不願長久記在腦海裏的信息、文件和資料的存儲器。
比如說，你決定在下周四下午去理發，不妨在“每日備忘錄”的日期上做個記號。
或者，假如你每個月得繳納1500元的汽車分期付款，不妨用付款單或其他東西來提醒自己，早做準備，一月接一月地繳納。
假定你3號要參加某個會議，而你想帶些重要資料去。把文件放進“3”號的紙夾裏，並在上麵注明會議的地點、時間、與會人員等。也許你偶爾會忘了開會或一時找不到資料，可是隻要你記得每天早上查對你的“每日備忘錄”，你將會記得這些東西的。
把這些文件放進你的檔案裏，並在放置的地方和你想要使用的時間處做個記號。
你可以在往後的時間裏翻閱這些文件，然後，在每個月的1號打開當月的卷宗，按照預定的時間將文件放進去。
隻要你早上花些工夫打開當天的卷宗，就可以找到你所要的東西。你會因為沒有把事情忘了而心安，你可以把回想的工夫省下來，用在其他的事情上；在適當時候，你便知道你的約會、計劃和文書工作，你也因用不著分心於其他事，而變得相當有效率。我們確信“每日備忘錄”這種方法，能讓你花最少時間和精力去增進工作效率。
如果你想開始讀蕭伯納的作品，去看某部電影，或找位朋友到公園釣魚，或者上一個烹飪班，你可以提前一兩個月在“每日備忘錄”裏做個記號。在事情再度發生時，你會回想起以前的種種情況，想想自己以前是否做過，而現在是否還想再試試。不管怎樣，你可以強烈地感覺到在這段時間裏自己的變化，結果可能引導你走向新的目標與方向。
備忘錄是幫助你快速處理事情的工具，運用得當能幫助你節省不少時間。每日做好備忘錄，讓自己的計劃都能夠順利進行。