為了提高推銷員們的工作效率，一家大石油公司的主管設計了一個預估工業產品的推銷方法，他總是在每周開始前給每個推銷員發放一張工作表格，建議他們在每周開始前依據工作的重要程度將它填好。填表隻要半個鍾頭，但在填完後，每個人都找出了訪問客戶的最佳途徑，而且找出了在每個停留點上所應該做的工作，以防止自己遺忘。
什麼時候開始做一張時間表並不重要，重要的是我們的心中必須擁有一張時間表。我們一次隻能做一件工作，一心二用的結果隻能是我們處理當下工作能力的減弱。要想連續不斷地做好工作，秘訣之一還是要在紙上列出一份清單，以提醒自己應該做什麼工作，反映出工作的輕重緩急以及要特別注意的某些細節。
按照工作的輕重緩急來工作，需要走出一個思維的誤區，這就是秩序的誤區，我們在編工作的先後次序之時，所考慮的往往隻是工作的“緩急”，而不是工作的“輕重”。我們可以把每天待處理的工作分為三個層次處理，一是今天必須做的工作；二是今天應該做的工作；三是今天可以做的工作。
工作條理化，不僅要明確你的工作是什麼，還要明確自己的工作進度，並通過有條理的連續工作，來保證按正常速度執行任務。
因為隻有明確自己的工作是什麼，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷於雜亂的事務中。
明確辦事目的，正確掂量個別工作之間的不同比例，弄清工作的主要目標在哪裏，防止眉毛胡子一把抓，否則既虛耗了時間，又辦不好事情。
“凡事預則立”。如果你能製定一個高明的工作進度表，你一定能真正掌握時間，在限期之內出色地完成老板交付的工作，並在盡到職責的同時，兼顧效率和質量。一位成功的職場人士說：“在一天中最有效的時間之前訂一個計劃，僅僅20分鍾就能節省一個小時的工作時間，牢記一些必須做的事情。”
許多人以工作的緊急性來確定做事情的優先順序，他們優先解決對現在的目標來說最緊急的事情。然而，通常事情除了緊急性，還有重要性。而我們往往都會專注於事情的緊急性，而忽略了一些重要的事情。一個正為了一年後的公務員考試努力念書的人，為了趕贈品截止時限，而特地將贈品明信片拿到郵局寄。公務員考試還在一年後，而明信片的截止日就在明天。在此情況之下，多數的人都會將較緊急的明信片優先處理。
但是，從長遠的眼光來看，好好地準備明年的公務員考試應該是較重要的。假定考試失敗，不僅會損失一年的時間，而且會損失不少金錢。因為通過公務員考試後，一年可以賺更多的錢，這和去郵局寄明信片所得到的幾百元贈品相比，不用細說也應該知道哪個更重要吧！
可是，很多人還是會去寄明信片。將緊急而不重要的事列為優先，重要的事卻往後拖，其結果，到了明年就可能因準備不充分而無法通過公務員考試。
可見，我們要先好好地掌握住比較重要的事，若還有時間，再去做那些較不重要的事。
抓住工作的重點，隻要勤於研究，你就會發現，優秀員工都已經培養出了一種習慣，那就是找出那些最能影響他們工作的重要因素。由於他們已經掌握了秘訣，知道如何從不重要的事實中抽出重要的部分來。因此，他們做事情時往往事半功倍。